Thỏa thuận xử lý dữ liệu

Thỏa thuận xử lý dữ liệu này ("DPA") là một phần của Điều khoản & Điều kiện giữa khách hàng (doanh nghiệp đăng ký sử dụng LetsBot, "bạn") và BOT FOR DIGITAL SOLUTIONS LIMITED, một công ty đăng ký tại Anh và xứ Wales với số đăng ký 15477940, địa chỉ 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, Vương quốc Anh ("LetsBot", "chúng tôi").

Khi chấp nhận Điều khoản & Điều kiện, bạn cũng đồng thời tham gia DPA này, bao gồm các điều khoản chuyển giao được dẫn chiếu tại Phụ lục IV đến VI. Các điều khoản này tự động áp dụng cho mọi khách hàng kể từ khi chấp nhận, trước khi bất kỳ Dữ liệu cá nhân của khách hàng nào được chuyển giao, và không cần chữ ký.

Bản có chữ ký và tài liệu riêng. Theo yêu cầu gửi tới support@letsbot.net, chúng tôi sẽ cung cấp bản DPA này có chữ ký đối ứng của chúng tôi, hoặc một thỏa thuận hay tài liệu riêng mà tổ chức của bạn cần, chẳng hạn như bộ điều khoản chuyển giao đã điền đầy đủ.

Thứ tự ưu tiên. Trong trường hợp có mâu thuẫn, các điều khoản chuyển giao tại Phụ lục IV đến VI được ưu tiên, sau đó đến DPA này, rồi đến Điều khoản & Điều kiện.

Ngôn ngữ. Bản tiếng Anh của DPA này có giá trị pháp lý; bản tiếng Ả Rập được cung cấp để thuận tiện tham khảo. Đối với các điều khoản tiêu chuẩn của ANPD Brazil, văn bản chính thức bằng tiếng Bồ Đào Nha có giá trị pháp lý.

• Dữ liệu cá nhân của khách hàng: dữ liệu cá nhân mà chúng tôi xử lý thay mặt bạn khi cung cấp dịch vụ, bao gồm thông tin liên hệ, tin nhắn, tệp đa phương tiện và đơn hàng của các liên hệ của bạn. Chi tiết tại Phụ lục I.
• Bên xử lý phụ: bất kỳ bên thứ ba nào được chúng tôi thuê để xử lý Dữ liệu cá nhân của khách hàng.
• Vi phạm dữ liệu cá nhân: sự cố an ninh dẫn đến việc vô tình hoặc trái pháp luật làm hủy hoại, mất mát, thay đổi, tiết lộ trái phép hoặc truy cập trái phép vào Dữ liệu cá nhân của khách hàng.
• Luật bảo vệ dữ liệu: các luật áp dụng cho hoạt động xử lý, bao gồm GDPR của EU, GDPR của Vương quốc Anh và Đạo luật Bảo vệ Dữ liệu 2018, Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân của Ả Rập Xê Út và các quy định thi hành, LGPD của Brazil, và Luật số 151 năm 2020 của Ai Cập cùng Quy định thi hành của luật này.
• "Bên kiểm soát", "bên xử lý", "chủ thể dữ liệu" và "xử lý" có nghĩa như trong Luật bảo vệ dữ liệu. "Bên xử lý" bao gồm "operador" theo LGPD.

1. Bạn là bên kiểm soát Dữ liệu cá nhân của khách hàng (hoặc là bên xử lý hành động thay mặt một bên kiểm soát khác), và chúng tôi là bên xử lý.
2. Chúng tôi chỉ xử lý Dữ liệu cá nhân của khách hàng theo chỉ dẫn bằng văn bản của bạn, kể cả đối với việc chuyển giao sang các quốc gia khác. Chỉ dẫn của bạn bao gồm Điều khoản & Điều kiện, DPA này, các thiết lập bạn chọn trong bảng điều khiển (như kênh, tích hợp, tính năng AI và thời hạn lưu trữ), và mọi chỉ dẫn bằng văn bản khác mà hai bên thống nhất.
3. Nếu pháp luật yêu cầu chúng tôi xử lý Dữ liệu cá nhân của khách hàng khác với chỉ dẫn của bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn trước khi thực hiện, trừ khi luật đó cấm việc thông báo.
4. Chúng tôi sẽ thông báo ngay cho bạn nếu cho rằng một chỉ dẫn vi phạm Luật bảo vệ dữ liệu.
5. Bạn chịu trách nhiệm thu thập dữ liệu một cách hợp pháp và có cơ sở pháp lý để nhắn tin cho các liên hệ của mình, bao gồm mọi sự đồng ý mà Meta hoặc pháp luật yêu cầu.
6. Chúng tôi không sử dụng Dữ liệu cá nhân của khách hàng cho mục đích riêng, không bán dữ liệu và không dùng dữ liệu để huấn luyện mô hình AI.

Chỉ những nhân viên và nhà thầu cần quyền truy cập để cung cấp, hỗ trợ hoặc bảo mật dịch vụ mới được truy cập Dữ liệu cá nhân của khách hàng, và tất cả họ đều có nghĩa vụ giữ bí mật dữ liệu đó.

Những người có quyền truy cập Dữ liệu cá nhân của khách hàng chủ yếu làm việc tại Ai Cập, thông qua công ty liên kết của chúng tôi là Bot for Digital Solutions LLC («بوت للحلول الرقمية» ش.ذ.م.م), theo chỉ dẫn của chúng tôi và theo các điều khoản có mức bảo vệ không thấp hơn DPA này.

Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức tại Phụ lục II, rà soát chúng thường xuyên và sẽ không giảm mức độ bảo vệ tổng thể trong suốt thời gian đăng ký của bạn.

Ngoài ra, chúng tôi cam kết:

• sao lưu mã hóa cơ sở dữ liệu của không gian làm việc: hằng đêm đối với không gian làm việc trả phí, dùng thử và được tặng miễn phí, và theo chu kỳ 10 ngày đối với các không gian làm việc khác, cùng với bản sao lưu hằng ngày của cơ sở dữ liệu tài khoản trung tâm. Bản sao lưu được lưu trong kho lưu trữ riêng tư, tách biệt với máy chủ vận hành, trên Google Cloud tại Hoa Kỳ (us-east1), trong 30 ngày rồi bị xóa;
• tệp đa phương tiện trao đổi trong các cuộc trò chuyện được lưu trong kho lưu trữ không thể duyệt hay liệt kê, và được cung cấp qua các đường link dài, ngẫu nhiên, khó đoán (trừ ảnh đại diện của liên hệ). Bất kỳ ai có đường link chính xác đều có thể mở tệp. Chúng tôi đang chuyển tệp đa phương tiện sang đường link có chữ ký và giới hạn thời gian;
• ghi lại mọi lần bộ phận hỗ trợ truy cập vào không gian làm việc, và mọi lần đăng nhập, trong nhật ký bảo mật của không gian làm việc đó.

1. Ủy quyền chung. Bạn ủy quyền cho chúng tôi thuê các bên xử lý phụ được liệt kê trên trang bên xử lý phụ của chúng tôi (Phụ lục III).
2. Thông báo trước. Chúng tôi sẽ thông báo trước ít nhất 30 ngày trước khi bổ sung hoặc thay thế một bên xử lý phụ, bằng email gửi tới mọi người đã đăng ký nhận tin và bằng cách cập nhật trang này. Để đăng ký, hãy gửi thư tới support@letsbot.net với tiêu đề "Subprocessor updates".
3. Phản đối. Bạn có thể phản đối bằng văn bản trong thời hạn thông báo dựa trên cơ sở hợp lý về bảo vệ dữ liệu. Chúng tôi sẽ cố gắng giải quyết phản đối của bạn, chẳng hạn bằng cách không sử dụng bên xử lý phụ đó cho dữ liệu của bạn. Nếu không thể, bạn có thể chấm dứt phần dịch vụ bị ảnh hưởng và được hoàn lại mọi khoản phí đã trả trước cho thời gian còn lại.
4. Thay thế khẩn cấp. Nếu chúng tôi buộc phải thay thế một bên xử lý phụ ngay lập tức để bảo vệ tính bảo mật hoặc tính liên tục của dịch vụ, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn sớm nhất có thể, và bạn vẫn giữ nguyên quyền phản đối.
5. Nghĩa vụ tương đương. Chúng tôi ràng buộc mọi bên xử lý phụ là bên thứ ba bằng hợp đồng bằng văn bản với các nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu không thấp hơn DPA này, và chúng tôi vẫn chịu trách nhiệm trước bạn về việc thực hiện của bên đó.
6. Các tích hợp do bạn lựa chọn, như Meta (WhatsApp, Messenger, Instagram), các nền tảng thương mại điện tử và CRM, không phải là bên xử lý phụ của chúng tôi. Bạn tự kết nối chúng, và chúng xử lý dữ liệu theo các điều khoản riêng giữa chúng với bạn.

1. Chúng tôi sẽ thông báo cho bạn về bất kỳ Vi phạm dữ liệu cá nhân nào ảnh hưởng đến Dữ liệu cá nhân của khách hàng không chậm trễ bất hợp lý và trong mọi trường hợp trong vòng 24 giờ kể từ khi biết được. Đây là tiêu chuẩn của chúng tôi ở mọi quốc gia.
2. Chúng tôi gửi thông báo tới địa chỉ email của chủ tài khoản, và trong bảng điều khiển khi có thể. Trong phạm vi thông tin sẵn có, thông báo mô tả: bản chất và nguyên nhân của vi phạm; các loại và số lượng ước tính chủ thể dữ liệu và bản ghi; hậu quả có thể xảy ra; các biện pháp đã thực hiện hoặc đề xuất để ngăn chặn; và đầu mối liên hệ của chúng tôi.
3. Nếu chưa có đầy đủ thông tin ngay lập tức, chúng tôi sẽ cung cấp theo từng giai đoạn mà không chậm trễ bất hợp lý, và cập nhật thường xuyên cho bạn cho đến khi sự cố được khép lại.
4. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn thực hiện nghĩa vụ thông báo của chính bạn tới cơ quan chức năng và chủ thể dữ liệu, bao gồm thời hạn 72 giờ tại EU, Vương quốc Anh và Ả Rập Xê Út, và thời hạn ba ngày làm việc tại Brazil.
5. Việc thông báo không phải là sự thừa nhận lỗi hay trách nhiệm pháp lý.

1. Nếu nhận được yêu cầu từ chủ thể dữ liệu liên quan đến Dữ liệu cá nhân của khách hàng, chúng tôi sẽ chuyển yêu cầu đó cho bạn trong vòng 48 giờ và sẽ không trả lời khi chưa có sự cho phép của bạn, ngoài việc cho biết chúng tôi đã chuyển tiếp yêu cầu.
2. Bảng điều khiển cho phép bạn xuất, chỉnh sửa và xóa liên hệ, cuộc trò chuyện và tin nhắn. Khi các công cụ này chưa đủ, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn ở mức hợp lý.
3. Sự hỗ trợ của chúng tôi có tính đến các thời hạn pháp lý của bạn, bao gồm sáu ngày làm việc tại Ai Cập.

Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn thông tin cần thiết một cách hợp lý để thực hiện đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu, đánh giá rủi ro chuyển giao, hoặc tham vấn trước với cơ quan chức năng. Khi pháp luật yêu cầu bạn chia sẻ bản đánh giá tác động liên quan với chúng tôi, chúng tôi sẽ tiếp nhận bản đánh giá đó.

1. Trong thời gian đăng ký, bạn có thể, bất cứ lúc nào, xuất dữ liệu, xóa bất kỳ cuộc trò chuyện nào (thao tác này xóa tin nhắn và tệp đa phương tiện của cuộc trò chuyện đó), hoặc xóa toàn bộ không gian làm việc từ bảng điều khiển. Việc nêu lý do là không bắt buộc.
2. Khi dịch vụ kết thúc, dữ liệu của bạn vẫn có thể được xuất trong 30 ngày. Khi một không gian làm việc bị xóa, chúng tôi xóa Dữ liệu cá nhân của khách hàng khỏi các hệ thống đang vận hành trong vòng 30 ngày, bao gồm tệp đa phương tiện, bản lưu trữ, các tệp và phản hồi được lưu tại nhà cung cấp AI của chúng tôi, và tin nhắn được lưu bởi dịch vụ kết nối bằng mã QR của chúng tôi. Các bản sao trong bản sao lưu sẽ hết hạn trong vòng 30 ngày tiếp theo.
3. Chúng tôi chỉ giữ lại những gì pháp luật yêu cầu, và tiếp tục bảo vệ dữ liệu đó theo DPA này cho đến khi bị xóa.
4. Theo yêu cầu, chúng tôi sẽ xác nhận việc xóa bằng văn bản.

1. Chúng tôi sẽ cung cấp thông tin cần thiết để chứng minh việc tuân thủ DPA này, và trả lời các bảng câu hỏi bảo mật hợp lý.
2. Nếu thông tin đó chưa đủ, bạn hoặc một kiểm toán viên độc lập có nghĩa vụ bảo mật có thể kiểm toán chúng tôi mỗi 12 tháng một lần, với thông báo trước 30 ngày, trong giờ làm việc, và không gây rủi ro cho dữ liệu của khách hàng khác. Giới hạn này không áp dụng sau khi xảy ra Vi phạm dữ liệu cá nhân hoặc khi cơ quan chức năng yêu cầu kiểm toán.
3. Mỗi bên tự chịu chi phí của mình, trừ khi cuộc kiểm toán phát hiện chúng tôi vi phạm nghiêm trọng.
4. Chúng tôi sẽ hợp tác với các cơ quan giám sát có thẩm quyền, bao gồm Cơ quan Dữ liệu và Trí tuệ Nhân tạo Ả Rập Xê Út (SDAIA), khi được yêu cầu.

1. Nơi dữ liệu được xử lý. Dữ liệu cá nhân của khách hàng được lưu trữ trên Google Cloud tại Hoa Kỳ (khu vực us-east1), được nhân viên của chúng tôi — chủ yếu làm việc tại Ai Cập thông qua công ty liên kết — truy cập từ xa, và được các bên xử lý phụ xử lý tại các địa điểm nêu trên trang của họ. Toàn bộ máy chủ và bản sao lưu của chúng tôi đặt tại Hoa Kỳ; chúng tôi không cung cấp lưu trữ ở bất kỳ khu vực nào khác.
2. Cơ chế chuyển giao. Các điều khoản tại Phụ lục IV (EU và Vương quốc Anh), Phụ lục V (Brazil) và Phụ lục VI (Ả Rập Xê Út) là một phần của DPA này đối với mọi khách hàng, và điều chỉnh từng hoạt động chuyển giao mà luật tương ứng được áp dụng.
3. Luật nước ngoài mà chúng tôi phải tuân theo. Chúng tôi là công ty Vương quốc Anh, chịu sự điều chỉnh của luật Vương quốc Anh. Dữ liệu được lưu trữ tại một nhà cung cấp Hoa Kỳ, và cơ quan chức năng Hoa Kỳ có thể yêu cầu các nhà cung cấp Hoa Kỳ tiết lộ dữ liệu theo luật Hoa Kỳ, bao gồm CLOUD Act và Điều 702 của Đạo luật Giám sát Tình báo Nước ngoài (Foreign Intelligence Surveillance Act). Công ty liên kết của chúng tôi tại Ai Cập chịu sự điều chỉnh của luật Ai Cập. Chúng tôi không biết có luật nào trong số này ngăn cản chúng tôi thực hiện DPA này, và sẽ thông báo kịp thời cho bạn nếu điều đó thay đổi.
4. Yêu cầu từ cơ quan công quyền. Nếu nhận được yêu cầu có tính ràng buộc từ cơ quan công quyền về việc tiết lộ Dữ liệu cá nhân của khách hàng, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn trừ khi pháp luật cấm, đề nghị cơ quan đó liên hệ trực tiếp với bạn, phản đối các yêu cầu trái pháp luật hoặc quá mức, và chỉ tiết lộ ở mức tối thiểu cần thiết.

1. Khi bạn bật trả lời bằng AI, AI agent, chuyển ghi âm thoại thành văn bản hoặc các công cụ AI, chúng tôi gửi dữ liệu mà tính năng cần tới một trong các nhà cung cấp dịch vụ AI của chúng tôi, là các bên xử lý phụ tại Hoa Kỳ: tin nhắn, lịch sử trò chuyện, ghi âm thoại, tệp kiến thức và danh mục sản phẩm, cùng tên và số điện thoại của liên hệ khi tính năng có sử dụng.
2. Các nhà cung cấp dịch vụ AI của chúng tôi gồm OpenAI, nhà cung cấp mặc định, luôn đảm nhận việc chuyển ghi âm thoại thành văn bản cũng như lưu trữ và tìm kiếm tệp kiến thức; và Anthropic (Claude) và Google (Gemini API), mà chúng tôi có thể chuyển các tác vụ AI sang thay cho OpenAI hoặc làm phương án dự phòng, hoặc gửi một mẫu giới hạn các yêu cầu để so sánh chất lượng câu trả lời. Câu trả lời dùng để so sánh không bao giờ được gửi tới khách hàng của bạn. Danh sách và cơ chế chuyển giao có trên trang bên xử lý phụ của chúng tôi.
3. Theo điều khoản dành cho doanh nghiệp của mình, không nhà cung cấp nào trong số này sử dụng dữ liệu gửi qua API của họ để huấn luyện mô hình (xem điều khoản doanh nghiệp của OpenAI, Điều khoản thương mại của Anthropic và Điều khoản bổ sung của Gemini API), và chúng tôi chưa đăng ký tham gia bất kỳ hình thức sử dụng dữ liệu để huấn luyện nào. Mỗi nhà cung cấp lưu một bản sao tạm thời để giám sát lạm dụng theo điều khoản của mình, và OpenAI lưu giữ các phản hồi do họ tạo ra theo chính sách dữ liệu API của họ.
4. Chúng tôi không sử dụng Dữ liệu cá nhân của khách hàng để huấn luyện bất kỳ mô hình nào. Những gì tính năng "học từ lịch sử" học được chỉ nằm trong không gian làm việc của bạn.
5. Các tính năng này là tùy chọn và bạn có thể tắt chúng bất cứ lúc nào. Khi bạn xóa không gian làm việc, chúng tôi xóa các tệp được lưu cho không gian làm việc đó tại OpenAI.
6. Bạn chịu trách nhiệm thông báo cho khách hàng của mình rằng câu trả lời có thể do AI tạo ra khi pháp luật yêu cầu.

1. Nhân viên hỗ trợ của chúng tôi chỉ truy cập không gian làm việc của bạn để cung cấp hỗ trợ.
2. Mọi lần truy cập đều được ghi lại trong nhật ký bảo mật của không gian làm việc, mà bạn có thể xem lại.
3. Nếu bạn bật xác thực hai yếu tố cho không gian làm việc, nhân viên của chúng tôi chỉ có thể truy cập khi có sự chấp thuận rõ ràng của bạn.

Trách nhiệm pháp lý của mỗi bên theo DPA này tuân theo các giới hạn trong Điều khoản & Điều kiện, ngoại trừ trách nhiệm không thể bị giới hạn theo pháp luật, và không ảnh hưởng đến quyền của chủ thể dữ liệu theo các điều khoản chuyển giao tại Phụ lục IV đến VI, là những quyền mà không nội dung nào trong DPA này hay Điều khoản & Điều kiện giới hạn.

1. DPA này áp dụng trong suốt thời gian chúng tôi xử lý Dữ liệu cá nhân của khách hàng.
2. Chúng tôi có thể cập nhật DPA này để phù hợp với pháp luật hoặc dịch vụ. Chúng tôi sẽ thông báo trước 30 ngày đối với mọi thay đổi quan trọng, và không thay đổi nào làm giảm mức độ bảo vệ trong thời hạn đăng ký trả phí của bạn.
3. DPA này được điều chỉnh bởi pháp luật của Anh và xứ Wales, và tòa án tại đó có thẩm quyền, ngoại trừ việc mỗi bộ điều khoản chuyển giao tại Phụ lục IV đến VI được điều chỉnh bởi luật và tòa án mà bộ điều khoản đó quy định.

Theo Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân và Quy định thi hành (Điều 17):

• Mục đích, các loại dữ liệu và thời hạn xử lý được nêu tại Phụ lục I.
• Chúng tôi thông báo cho bạn về vi phạm mà không chậm trễ bất hợp lý và trong vòng 24 giờ (mục 7).
• Các luật nước ngoài mà chúng tôi phải tuân theo, và tác động của chúng, được mô tả tại mục 12.
• Nếu luật Ả Rập Xê Út yêu cầu chúng tôi tiết lộ thông tin, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn.
• Các bên xử lý phụ và bên nhận khác được xác định tại Phụ lục III, và chúng tôi thông báo cho bạn trước mọi thay đổi, kèm quyền phản đối (mục 6).
• Chúng tôi chuyển tiếp yêu cầu của chủ thể dữ liệu trong vòng 48 giờ (mục 8), và chấp nhận các hoạt động đánh giá và kiểm toán (mục 11).
• Điều khoản chuyển giao: Phụ lục VI.

Theo LGPD, chúng tôi đóng vai trò "operador":

• Chúng tôi xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn của bạn (Điều 39) và lưu hồ sơ các hoạt động xử lý (Điều 37).
• Chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo mật tại Phụ lục II, và nghĩa vụ bảo mật của chúng tôi vẫn tiếp tục sau khi hoạt động xử lý kết thúc (Điều 46 và 47).
• Chúng tôi thông báo cho bạn về vi phạm trong vòng 24 giờ để bạn có thể thông báo cho ANPD và chủ thể dữ liệu trong vòng ba ngày làm việc (Điều 48).
• Chúng tôi xóa dữ liệu khi hoạt động xử lý kết thúc, theo mục 10 (Điều 16).
• Không nội dung nào trong DPA này giới hạn trách nhiệm pháp lý của chúng tôi đối với chủ thể dữ liệu khi LGPD quy định trách nhiệm đó.
• Điều khoản chuyển giao: Phụ lục V. Theo yêu cầu, chúng tôi cung cấp bản tóm tắt bằng tiếng Bồ Đào Nha về hoạt động chuyển giao quốc tế để bạn công bố cho khách hàng của mình.

Đối với Luật số 151 năm 2020 và Quy định thi hành của luật này:

• Công ty liên kết của chúng tôi tại Ai Cập là Bot for Digital Solutions LLC («بوت للحلول الرقمية» ش.ذ.م.م), số đăng ký kinh doanh 223572 (văn phòng đăng ký Cairo Investment), Tower 22, tầng 3, Masaken Sidi Abdel Rahim, Seger, Tanta 1st, Gharbia, Ai Cập.
• Chúng tôi có được mọi giấy phép hoặc sự cho phép mà luật yêu cầu đối với hoạt động xử lý và chuyển dữ liệu xuyên biên giới của chúng tôi trước khi dựa vào chúng, và chỉ định một cán bộ bảo vệ dữ liệu đã đăng ký với Trung tâm Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân.
• Ngoài việc thông báo cho bạn trong vòng 24 giờ, chúng tôi thông báo cho Trung tâm Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân về vi phạm trong vòng 72 giờ khi luật yêu cầu chúng tôi làm vậy với tư cách bên xử lý, có phối hợp với bạn.
• Chúng tôi phối hợp với bạn để trả lời các yêu cầu của chủ thể dữ liệu trong vòng sáu ngày làm việc.
• Bạn chịu trách nhiệm có được sự đồng ý của chủ thể dữ liệu khi luật yêu cầu, bao gồm sự đồng ý đối với việc chuyển dữ liệu ra ngoài Ai Cập.

DPA này bao gồm các điều khoản được yêu cầu theo Điều 28(3) của GDPR EU và GDPR Vương quốc Anh: chỉ dẫn (mục 3), bảo mật thông tin (mục 4), an ninh (mục 5 và Phụ lục II), bên xử lý phụ (mục 6), hỗ trợ đối với yêu cầu của chủ thể dữ liệu (mục 8) và đối với an ninh, vi phạm và đánh giá (các mục 5, 7 và 9), xóa và hoàn trả dữ liệu (mục 10), cũng như thông tin và kiểm toán (mục 11).

Vương quốc Anh, nơi chúng tôi được thành lập, được bảo đảm bởi một quyết định về tính đầy đủ của Ủy ban châu Âu. Tuy vậy, Phụ lục IV (Điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn của EU và Phụ lục bổ sung của Vương quốc Anh) vẫn được đưa vào cho mọi khách hàng và điều chỉnh mọi hoạt động chuyển Dữ liệu cá nhân của khách hàng mà GDPR EU hoặc GDPR Vương quốc Anh không cho phép theo cách khác, bao gồm việc chúng tôi chuyển tiếp dữ liệu sang Hoa Kỳ.

Các biện pháp sau đang được áp dụng hiện nay:

• Mã hóa khi truyền: TLS 1.3 tại biên mạng Cloudflare với HSTS, và chứng chỉ TLS trên máy chủ gốc.
• Mã hóa khi lưu trữ: mã hóa mặc định của Google Cloud với khóa do Google quản lý cho ổ đĩa và bucket lưu trữ, cùng với mã hóa ở cấp ứng dụng cho token truy cập kênh, khóa bí mật của tích hợp và webhook, khóa bí mật xác thực hai yếu tố, câu trả lời khảo sát và hồ sơ đồng ý.
• Mật khẩu và token: mật khẩu được băm bằng bcrypt; token API được lưu dưới dạng mã băm.
• Cô lập: mỗi không gian làm việc có một cơ sở dữ liệu riêng.
• Mạng: cơ sở dữ liệu và bộ nhớ đệm không thể truy cập từ internet; bảo vệ DDoS và tường lửa ứng dụng web của Cloudflare; bảo vệ chống bot Turnstile trên các biểu mẫu công khai.
• Tăng cường bảo mật máy chủ: cô lập tài khoản bằng CageFS, tường lửa và quét mã độc Imunify360, và vá bảo mật nhân hệ điều hành trực tiếp (KernelCare).
• Kiểm soát truy cập: vai trò và quyền cho từng người dùng, cơ chế đăng nhập riêng cho các công cụ quản trị nội bộ, xác thực hai yếu tố có sẵn cho mọi không gian làm việc, và giới hạn IP đăng nhập.
• Ghi nhật ký: nhật ký bảo mật cho từng không gian làm việc, ghi lại các lần đăng nhập và đăng nhập thất bại, thay đổi xác thực hai yếu tố và vai trò, truy cập của bộ phận hỗ trợ và việc xoay vòng khóa API.
• Tích hợp: xác minh chữ ký đối với dữ liệu đến từ Meta, Salla và Zid, và khóa ký riêng cho mỗi webhook gửi đi mới.
• Lưu trữ riêng tư: tài liệu, tệp đính kèm e-mail, bản ghi âm cuộc gọi, bản sao lưu và không gian làm việc đã lưu trữ được giữ trong các bucket lưu trữ riêng tư, chặn truy cập công khai.
• Phương tiện trong cuộc trò chuyện: được lưu trong kho lưu trữ không thể duyệt hoặc liệt kê, và được cung cấp qua các liên kết dài, ngẫu nhiên, khó đoán (trừ ảnh hồ sơ của liên hệ); việc chuyển sang liên kết có chữ ký giới hạn thời gian đang được triển khai.
• Sao lưu: sao lưu hằng đêm cơ sở dữ liệu của các không gian làm việc trả phí, dùng thử và miễn phí ưu đãi, xoay vòng 10 ngày cho các không gian làm việc khác, và sao lưu hằng ngày cơ sở dữ liệu tài khoản trung tâm; được lưu giữ trong 30 ngày tại kho lưu trữ riêng tư ở Hoa Kỳ (us-east1).
• Xóa dữ liệu: mọi khách hàng đều có thể xóa toàn bộ không gian làm việc từ bảng điều khiển, bao gồm phương tiện, bản lưu trữ và các tệp AI tại OpenAI; xóa một cuộc trò chuyện sẽ xóa tin nhắn và phương tiện của cuộc trò chuyện đó.
• Tối thiểu hóa dữ liệu: theo mặc định, dữ liệu gửi đến từ các nền tảng được xóa sau 14 ngày, nhật ký máy chủ sau 14 ngày và bản ghi âm cuộc gọi sau 90 ngày.
• Giám sát: giám sát thời gian hoạt động từ bên ngoài, và giám sát nội bộ bộ nhớ, cơ sở dữ liệu, phiên và hàng đợi với cảnh báo theo thời gian thực, trong đó số điện thoại và địa chỉ e-mail được che.

Danh sách bên xử lý phụ hiện hành, cùng dữ liệu họ xử lý, địa điểm và biện pháp bảo vệ khi chuyển dữ liệu, được công bố trên trang bên xử lý phụ của chúng tôi và là một phần của DPA này.

Điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn được thông qua theo Quyết định thi hành (EU) 2021/914 của Ủy ban châu Âu được đưa vào bằng cách dẫn chiếu:

• Học phần Hai (bên kiểm soát sang bên xử lý) khi bạn là bên kiểm soát, và Học phần Ba (bên xử lý sang bên xử lý) khi bạn hoạt động với tư cách bên xử lý cho người khác.
• Điều 7 (điều khoản gia nhập): được áp dụng.
• Điều 9(a): Phương án 2 (ủy quyền chung bằng văn bản), với thông báo trước 30 ngày.
• Điều 11(a): nội dung tùy chọn không được áp dụng.
• Điều 13: cơ quan giám sát có thẩm quyền được xác định theo Điều 13(a) tùy theo tình huống của bạn.
• Điều 17: Phương án 1, chịu sự điều chỉnh của luật Ireland. Điều 18: tòa án Ireland.
• Phụ lục I.A: các bên tại mục 1 (bạn là bên xuất dữ liệu, chúng tôi là bên nhập dữ liệu). Phụ lục I.B: Phụ lục I của DPA này. Phụ lục I.C: theo xác định tại Điều 13. Phụ lục II: Phụ lục II của DPA này. Phụ lục III: Phụ lục III của DPA này.

Đối với việc chuyển dữ liệu chịu sự điều chỉnh của luật Vương quốc Anh, Phụ lục bổ sung về chuyển dữ liệu quốc tế đối với Điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn của EU của ICO được đưa vào bằng cách dẫn chiếu: Bảng 1, các bên nêu trên; Bảng 2, các điều khoản đã chọn nêu trên; Bảng 3, các Phụ lục từ I đến III; Bảng 4, mỗi bên đều có thể chấm dứt Phụ lục bổ sung theo quy định tại Mục 19 của văn bản đó.

Đối với việc chuyển dữ liệu quốc tế chịu sự điều chỉnh của LGPD, bằng việc chấp nhận Điều khoản & Điều kiện, các bên thông qua các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn tại Phụ lục II của Nghị quyết CD/ANPD số 19/2024 một cách đầy đủ và không có bất kỳ thay đổi nào. Văn bản chính thức bằng tiếng Bồ Đào Nha có giá trị quyết định.

• Phần I: bạn là bên xuất dữ liệu (bên kiểm soát) và chúng tôi là bên nhập dữ liệu (bên vận hành); việc chuyển dữ liệu được mô tả tại Phụ lục I.
• Phần III (biện pháp an ninh): Phụ lục II.
• Phần IV: không có điều khoản bổ sung.

Không điều khoản nào khác của DPA này hoặc của Điều khoản & Điều kiện được loại trừ, sửa đổi hoặc mâu thuẫn với các điều khoản này.

Đối với việc chuyển dữ liệu cá nhân ra ngoài Vương quốc, bằng việc chấp nhận Điều khoản & Điều kiện, các bên thông qua Điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn về chuyển dữ liệu cá nhân do Cơ quan Dữ liệu và Trí tuệ nhân tạo Ả Rập Xê Út (SDAIA) ban hành, Mẫu 2 (bên kiểm soát sang bên xử lý), không sửa đổi.

• Các bên: bạn là bên xuất dữ liệu và chúng tôi là bên nhập dữ liệu.
• Các Phụ lục từ 1 đến 3 của mẫu: mục 1, Phụ lục I và Phụ lục II của DPA này.
• Các điều khoản này chịu sự điều chỉnh của pháp luật Vương quốc Ả Rập Xê Út và tòa án của Vương quốc có thẩm quyền, theo quy định của các điều khoản.
• Chúng tôi thông báo cho bạn về vi phạm trong vòng 24 giờ, chuyển tiếp yêu cầu của chủ thể dữ liệu trong vòng 48 giờ, và hợp tác với SDAIA trong mọi cuộc kiểm toán.
• Chúng tôi cho bạn biết những bên xử lý phụ nào ở ngoài Vương quốc đã gia nhập các điều khoản này, và những bên nào chưa, trước khi chúng tôi sử dụng họ cho dữ liệu của bạn.