Tietosuojakäytäntö

Tässä tietosuojakäytännössä kerrotaan, miten LetsBot kerää, käyttää, jakaa ja suojaa henkilötietoja, sekä oikeuksista, joita sinulla on niihin.

Rekisterinpitäjä. LetsBotia ylläpitää BOT FOR DIGITAL SOLUTIONS LIMITED, Englannissa ja Walesissa yritysnumerolla 15477940 rekisteröity yhtiö, jonka rekisteröity kotipaikka on osoitteessa 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, Yhdistynyt kuningaskunta ("LetsBot", "me", "meitä"). Olemme tässä käytännössä kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjä.

Konserniyhtiömme Egyptissä. Bot for Digital Solutions LLC («بوت للحلول الرقمية» ش.ذ.م.م), kaupparekisterinumero 223572 (Cairo Investment -kaupparekisteritoimisto, GAFI), verorekisterinumero 759-096-287, Tower 22, 3. kerros, Masaken Sidi Abdel Rahim, Seger, Tanta 1st, Gharbia, Egypti, on konserniyhtiömme ja alueellinen toimistomme. Se tukee asiakkaitamme ja toimintaamme. Henkilöt, joilla on pääsy asiakastietoihin, kuten tuki- ja kehityshenkilöstömme, työskentelevät pääasiassa Egyptissä tämän konserniyhtiön kautta. LetsBot-palvelua koskeva sopimuksesi on tehty Yhdistyneen kuningaskunnan yhtiön kanssa.

Ketä tämä käytäntö koskee.

• Asiakkaitamme (yrityksiä, jotka tilaavat LetsBotin) ja henkilöitä, jotka käyttävät LetsBot-työtilaa niiden puolesta, kuten omistajia, ylläpitäjiä ja asiakaspalvelijoita.
• letsbot.net-sivuston kävijöitä sekä henkilöitä, jotka ottavat meihin yhteyttä, rekisteröityvät kokeilujaksolle tai vastaanottavat markkinointiviestejämme.
• Henkilöitä, jotka keskustelevat LetsBotin oman tukitiimin kanssa WhatsAppissa, sähköpostitse tai verkkochatissa.

Mitä tämä käytäntö ei kata. Asiakkaamme käyttävät LetsBotia keskustellakseen omien asiakkaidensa kanssa. Näiden keskustelujen ja yhteystietoluetteloiden osalta yritys, jonka kanssa keskustelit, päättää, miten tietojasi käytetään, ja käsittelemme niitä ainoastaan sen ohjeiden mukaisesti (katso kohta 2). Nämä ehdot määritellään tietojenkäsittelysopimuksessamme.

Yhteystiedot. Lähetä tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt osoitteeseen support@letsbot.net.

Kieli. Tämä käytäntö julkaistaan englanniksi ja arabiaksi. Englanninkielinen versio on määräävä; arabiankielinen versio on tarkoitettu vain lukemisen helpottamiseksi.

Käsittelemme henkilötietoja kahdessa eri roolissa, ja kumpaakin koskevat eri säännöt.

1. Rekisterinpitäjä. Asiakkaidemme tilitietojen, verkkosivustomme kävijöiden, markkinointimme ja omien tukikeskustelujemme osalta päätämme, miksi ja miten tietoja käytetään. Tämä käytäntö kattaa nämä tiedot.
2. Käsittelijä. Kun yritys käyttää LetsBotia viestiäkseen omien asiakkaidensa kanssa, kyseinen yritys on rekisterinpitäjä asiakkaidensa puhelinnumeroiden, nimien, viestien, mediatiedostojen, tilausten ja muiden yhteystietojen osalta. Säilytämme ja käsittelemme näitä tietoja ainoastaan tarjotaksemme palvelua, jota yritys on pyytänyt, tietojenkäsittelysopimuksemme mukaisesti.

Jos olet LetsBotia käyttävän yrityksen asiakas ja haluat nähdä, korjata tai poistaa tietojasi, ota yhteyttä kyseiseen yritykseen. Jos otat sen sijaan yhteyttä meihin, välitämme pyyntösi yritykselle 48 tunnin kuluessa ja autamme sitä vastaamaan.

Yritykset, jotka käsittelevät tietoja puolestamme, sekä integraatiot, jotka asiakkaamme valitsevat yhdistettäviksi, luetellaan alikäsittelijöitä koskevalla sivullamme.

Tiedot, jotka annat meille

• Tili ja henkilöllisyys: nimi, sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero, salasana (tallennetaan ainoastaan yksisuuntaisena tiivisteenä), yrityksen nimi sekä kaksivaiheisen tunnistautumisen asetukset, jos otat sen käyttöön.
• Työtilan asetukset: kieli, aikavyöhyke, verkkokaupan tyyppi, yhdistämäsi kanavat ja integraatiot sekä tiimin jäsenet, jotka kutsut.
• Laskutus: paketti, laskut, maksun tila, kortin tyyppi ja neljä viimeistä numeroa sekä tilisiirtoja koskevat tiedot. Täydet korttitiedot kerää ja säilyttää Stripe, emme me.
• Tuki ja yhteydenotot: mitä kirjoitat meille WhatsAppissa, sähköpostitse, verkkochatissa tai yhteydenottolomakkeella, sekä kaikki lähettämäsi tiedostot.

Automaattisesti keräämämme tiedot

• Käyttö- ja tietoturvalokit: kirjautumiset ja epäonnistuneet kirjautumisyritykset, IP-osoite, selaimen ja laitteen tyyppi, kaksivaiheisen tunnistautumisen ja käyttöoikeuksien muutokset sekä tukihenkilöstön käyttöoikeuteen liittyvät tapahtumat.
• Verkkosivuston analytiikka: katsotut sivut, klikkaukset, viittaava sivusto, laite ja likimääräinen sijainti, jotka kerätään kohdassa 6 kuvattujen tunnisteiden avulla evästevalintasi mukaisesti: Euroopan ulkopuolella oletusarvoisesti, ellet kieltäydy niistä, ja EU- ja ETA-alueella, Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja Sveitsissä vain, jos hyväksyt ne.
• Mainonnan tunnisteet: Metan selain- ja klikkaustunnisteet (fbp, fbc) sekä rekisteröitymishetken IP-osoite ja selaimen käyttäjäagentti, joita käytämme mainontamme mittaamiseen.
• Mobiilisovellus: laitteesi push-ilmoitustunniste sekä iOS-puheluita varten VoIP-push-tunniste. Sovelluksessa ei ole kolmannen osapuolen analytiikka- tai kaatumisraportointikirjastoa (SDK).

Muilta saamamme tiedot

• Kirjautumispalvelujen tarjoajat: jos kirjaudut sisään Googlella, Applella, Facebookilla tai X-palvelulla, saamme kyseiseltä palveluntarjoajalta nimesi, sähköpostiosoitteesi ja tilisi tunnisteen.
• Meta: kun yhdistät WhatsApp Business -tilin, Facebook-sivun tai Instagram-tilin, saamme kanavan ylläpitämiseen tarvittavat yritystilin tiedot.
• Verkkokauppa- ja CRM-alustat: kun yhdistät verkkokaupan tai CRM-järjestelmän, saamme integraatiota varten tarvittavat verkkokaupan tai tilin tiedot.
• Stripe: maksuvahvistukset ja laskuja varten tarvittavat laskutustiedot.

Emme pyydä arkaluonteisia tietoja, kuten terveyteen, uskontoon tai biometriikkaan liittyviä tietoja, ja pyydämme, ettet lähetä niitä tukitiimillemme.

Mitkä tiedot ovat pakollisia. Tarvitsemme nimesi, sähköpostiosoitteesi, matkapuhelinnumerosi ja laskutustietosi tilisi luomiseen ja ylläpitämiseen; ilman niitä emme voi tarjota palvelua. Kaikki muut tiedot ovat vapaaehtoisia.

Joissakin maissa käytetään eri oikeusperusteita. Kohdissa 12–15 selitetään, miten tämä toimii Saudi-Arabiassa, Euroopan unionissa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa, Brasiliassa ja Egyptissä.

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, voit vastustaa sitä, ja lopetamme käsittelyn, ellei meillä ole pakottavia perusteita, jotka syrjäyttävät etusi, tai ellemme tarvitse tietoja oikeusvaateen vuoksi. Kun käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa sen milloin tahansa; tämä ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneeseen käsittelyyn.

Oma tekoälyavustajamme

LetsBotin tukeen vastaa ympäri vuorokauden LetsBotin tekoälyavustaja, joka kertoo aina olevansa tekoäly. Ihmisen antamaa tukea on saatavilla arabiaksi ja englanniksi; pyydä vain ihmistä. Näiden vastausten laatimiseksi ja lähettämiseksi tukikeskustelusi sisältöä käsittelevät puolestamme toimivat tekoälypalvelujen tarjoajat (OpenAI ja Anthropic, jotka on lueteltu alihankkijasivullamme).

Työtilassasi käyttöön ottamasi tekoälyominaisuudet

Jos otat käyttöön tekoälyvastaukset, tekoälyagentit, ääniviestien litteroinnin tai tekoälytyökalut, kyseisen ominaisuuden tarvitsemat viestit, keskusteluhistoria, ääniviestit, tietopankkitiedostot ja tuoteluettelo lähetetään jollekin tekoälypalvelujen tarjoajistamme tuloksen tuottamista varten, yhdessä yhteystiedon nimen ja puhelinnumeron kanssa silloin, kun ominaisuus niitä tarvitsee. Tekoälypalvelujen tarjoajamme ovat:

• OpenAI (Yhdysvallat): oletuspalveluntarjoaja kaikissa tekoälyominaisuuksissa. Ääniviestien litterointi sekä tietopankkitiedostojen tallennus ja haku toimivat aina OpenAI-palvelussa.
• Anthropic (Claude, Yhdysvallat) ja Google (Gemini API, Yhdysvallat): voimme ohjata tekoälytehtäviä, kuten vastauksia, agentteja, yhteenvetoja, luokittelua, vastausehdotuksia ja ”opi historiasta” -toimintoa, jollekin niistä OpenAI-palvelun sijaan tai varajärjestelynä, kun jokin toinen palveluntarjoaja ei ole käytettävissä. Voimme myös lähettää rajatun otoksen pyynnöistä toiselle palveluntarjoajalle sen vastausten laadun vertailemiseksi; vertailuvastauksia ei koskaan lähetetä asiakkaillesi. Google tuottaa myös kuvia ja tekstiä Social Studiossa.

Kukin palveluntarjoaja käsittelee tätä sisältöä vain tarjotakseen palvelunsa meille omien tietojenkäsittelyehtojensa mukaisesti. Liiketoimintaehtojensa mukaan mikään niistä ei käytä API-rajapintansa kautta lähetettyjä tietoja mallien kouluttamiseen (ks. OpenAI-palvelun liiketoimintaehdot, Anthropicin kaupalliset ehdot sekä käyttämämme maksullisen Gemini API -rajapinnan osalta Gemini API -lisäehdot), emmekä ole antaneet suostumusta mihinkään koulutuskäyttöön. Kukin palveluntarjoaja säilyttää väliaikaisen kopion väärinkäytösten valvontaa ja tietoturvaa varten: OpenAI säilyttää väärinkäytösten valvontalokeja enintään 30 päivää ja säilyttää tuottamansa vastaukset API-tietokäytäntönsä mukaisesti; Anthropic poistaa API-syötteet ja -tulosteet 30 päivän kuluessa; Google säilyttää Gemini API -kehotteita ja -vastauksia 55 päivää ja voi tallentaa niitä tilapäisesti mihin tahansa maahan, jossa sillä on toimitiloja. Palveluntarjoaja voi säilyttää tietoja pidempään, jos laki sitä edellyttää tai jos pyyntö merkitään sen käyttökäytännön vastaiseksi. Tietopankkitiedostot säilyvät OpenAI-palvelussa, kunnes poistat ne tai työtilasi. Kohdassa 8 selitetään, miten nämä siirrot suojataan, ja täydellinen luettelo on alihankkijasivullamme. Voit poistaa nämä ominaisuudet käytöstä milloin tahansa.

Emme käytä asiakkaidemme tai heidän asiakkaidensa tietoja tekoälymallien kouluttamiseen. Kun ”opi historiasta” -ominaisuus on käytössä, sen oppima pysyy kyseisen työtilan sisällä ja sitä käytetään vain kyseisessä työtilassa.

Automaattiset päätökset

Teemme yhden automaattisen päätöksen, joka voi vaikuttaa sinuun: kun aloitat ilmaisen kokeilujakson, tarkistamme yhdistämiesi kanavien suojatut (tiivistetyt) tunnisteet nähdäksemme, onko niillä jo ollut ilmainen kokeilujakso. Jos on, uusi työtila ei voi aloittaa uutta ilmaista kokeilujaksoa, mutta voit silti tilata palvelun. Jos uskot tarkistuksen olevan virheellinen, kirjoita osoitteeseen support@letsbot.net, niin ihminen tarkistaa asian.

Muutoin emme tee sinua koskevia päätöksiä pelkästään automaattisen käsittelyn perusteella, joilla olisi oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.

Käytämme evästeitä ja vastaavia tekniikoita sivustolla letsbot.net. LetsBot-hallintapaneelissa käytämme vain välttämättömiä evästeitä, paitsi kassasivuilla, joilla alla mainitut analytiikka- ja mainostagit latautuvat evästevalintasi mukaisesti (ks. ”Valintasi” alla).

Valintasi. Euroopan ulkopuolella analytiikka- ja mainosevästeet ovat oletuksena käytössä, ja voit kieltäytyä niistä milloin tahansa bannerista tai evästeasetuksista. EU/ETA-alueella, Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja Sveitsissä ne pysyvät poissa käytöstä, kunnes hyväksyt ne. Päättelemme, oletko Euroopassa, laitteesi aikavyöhykkeestä ja palvelimillamme yhteytesi maasta. Evästebannerissamme on ”Hyväksy”- ja ”Hylkää”-painikkeet vierekkäin; hylkääminen pysäyttää nämä tagit ja poistaa niiden verkkotunnukseemme asettamat evästeet. Käytämme Google Consent Mode -tilaa, joten myös Googlen tagit noudattavat valintaasi. Voit muuttaa tai peruuttaa valintasi milloin tahansa alatunnisteen ”Evästeasetukset”-linkistä; säilytämme valintasi evästeessä enintään 12 kuukauden ajan. Voit myös estää evästeet selaimessasi ja rajoittaa mainosseurantaa Metan ja Googlen asetuksissa.

Emme myy tai vuokraa henkilötietoja. Jaamme niitä vain seuraavasti:

• Palveluntarjoajat, jotka isännöivät, suojaavat, toimittavat tai tukevat palvelua puolestamme, kuten Google Cloud (palvelinympäristö), Cloudflare (verkon tietoturva ja sisällön toimitus), Stripe (maksut), Zoho (sähköposti), OneSignal (push-ilmoitukset) sekä OpenAI, Anthropic ja Googlen Gemini API (tekoäly). Ne saavat käyttää tietoja vain tarjotakseen palvelunsa meille. Täydellinen luettelo sijainteineen on alihankkijasivullamme.
• Konserniyhtiömme Bot for Digital Solutions LLC Egyptissä, joka tukee asiakkaitamme ja toimintaamme ohjeidemme mukaisesti.
• Mainosalustat. Jaamme Metalle rekisteröityneiden käyttäjiemme sähköpostiosoitteen ja matkapuhelinnumeron SHA-256-tiivisteen sekä sisäisen LetsBot-tunnisteen, jotta Meta voi verrata niitä omiin käyttäjiinsä. Käytämme tätä välttääksemme mainostamasta nykyisille asiakkaille, tavoittaaksemme heidät uudelleen ja löytääksemme asiakkaitamme muistuttavia yleisöjä. Tiivistäminen suojaa tietoja siirron aikana, mutta alusta, jolla on jo sama sähköpostiosoite tai numero, voi yhdistää sen; se on latauksen tarkoitus. Verkkosivustomme raportoi myös toimintoja, kuten rekisteröitymisiä ja ostoja, Metalle ja Googlelle kohdassa 3 kuvattujen tunnisteiden ja ostoksen arvon kanssa. Jos haluat tulla rajatuksi pois, kirjoita osoitteeseen support@letsbot.net; poistamme sinut seuraavasta latauksesta ja pyydämme alustaa poistamaan aiemmin lähettämämme tiedon.
• Valitsemasi integraatiot. Kun yhdistät Metan (WhatsApp, Messenger, Instagram), verkkokauppa-alustan, CRM-järjestelmän tai muun työkalun, tietoja siirtyy kyseiseen palveluun sen omien ehtojen mukaisesti, koska pyysit sitä.
• Viranomaiset ja oikeudelliset vaatimukset. Kun laki, tuomioistuimen määräys tai viranomaisen sitova pyyntö sitä edellyttää, tai oikeuksiemme, asiakkaidemme tai yleisön suojaamiseksi. Mahdollisuuksien mukaan ilmoitamme asiasta ensin asianomaiselle asiakkaalle.
• Liiketoimintasiirrot. Jos LetsBot myydään tai sulautetaan, henkilötiedot voivat siirtyä uudelle omistajalle, jonka on edelleen noudatettava tätä käytäntöä.

Voimme näyttää yrityksesi nimen ja logon asiakasluettelossamme. Ilmoita osoitteeseen support@letsbot.net, jos et halua tätä; lopetamme niiden käytön uudessa materiaalissa siitä päivästä alkaen.

Kaikki LetsBotin palvelimet ja varmuuskopiot sijaitsevat Google Cloudissa Yhdysvalloissa (alue us-east1, Etelä-Carolina). Tämä koskee kaikkia tietokantoja, tiedostoja, mediaa ja varmuuskopioita. Emme tarjoa palvelinsijaintia millään muulla alueella.

Henkilöstömme, jolla on pääsy asiakastietoihin, työskentelee pääasiassa Egyptissä konserniyhtiömme Bot for Digital Solutions LLC -yhtiön kautta ja käyttää tietoja etäyhteydellä. Osa palveluntarjoajistamme käsittelee tietoja muissa maissa, pääasiassa Yhdysvalloissa. Kunkin palveluntarjoajan sijainti on alihankkijasivullamme.

Yhdysvalloista ei ole tehty yleistä tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä Yhdistyneen kuningaskunnan, Euroopan unionin, Saudi-Arabian, Brasilian tai Egyptin lainsäädännön nojalla. Siksi suojaamme nämä siirrot seuraavasti:

• EU ja Yhdistynyt kuningaskunta: EU-alueelta peräisin olevat tiedot tulevat meille Yhdistyneeseen kuningaskuntaan, jonka tietosuojan tason Euroopan komissio on todennut riittäväksi. Edelleensiirroissa Yhdysvalloissa toimiville palveluntarjoajille nojaamme kunkin palveluntarjoajan tietojenkäsittelyehtojen suojatoimiin, kuten Euroopan unionin vakiosopimuslausekkeisiin ja Yhdistyneen kuningaskunnan lisäykseen (UK Addendum) tai Yhdistyneen kuningaskunnan kansainväliseen tiedonsiirtosopimukseen (UK International Data Transfer Agreement). Yritysasiakkaidemme tietojen osalta tietojenkäsittelysopimuksemme, joka on osa käyttöehtojamme, sisältää myös Euroopan unionin vakiosopimuslausekkeet ja Yhdistyneen kuningaskunnan lisäyksen.
• Saudi-Arabia: henkilötietojen suojaa koskevan lain (Personal Data Protection Law) nojalla ilmoitamme, että tietojasi käsitellään kuningaskunnan ulkopuolella. Tietojenkäsittelysopimuksemme, joka on osa käyttöehtojamme, sisältää SDAIA-viranomaisen vakiosopimuslausekkeet (rekisterinpitäjältä käsittelijälle); niitä sovelletaan automaattisesti jokaiseen yritysasiakkaaseen käyttöehtojen hyväksymisestä alkaen.
• Brasilia: tietojenkäsittelysopimuksemme sisältää kokonaisuudessaan ja muuttamattomina ANPD-viranomaisen vakiosopimuslausekkeet (päätös CD/ANPD nro 19/2024); niitä sovelletaan automaattisesti jokaiseen yritysasiakkaaseen käyttöehtojen hyväksymisestä alkaen. Edelleensiirroissa Yhdysvalloissa toimiville palveluntarjoajillemme, mukaan lukien kohdassa 5 mainitut tekoälypalvelujen tarjoajat, nojaamme kunkin palveluntarjoajan tietojenkäsittelyehtojen suojatoimiin; Googlen maksullista Gemini API -rajapintaa koskevat ehdot sisältävät Brasilian vakiosopimuslausekkeet.
• Egypti: Egyptistä tapahtuviin siirtoihin sovelletaan lakia nro 151 vuodelta 2020 ja sen täytäntöönpanoasetuksia. Jos ne edellyttävät lupaa tai hyväksyntää, hankimme sen ennen kuin nojaamme siihen.

Jos haluat pyytää kopion tietoihisi sovellettavista suojatoimista, kirjoita osoitteeseen support@letsbot.net.

Työtilan tai keskustelun poistaminen

Kuka tahansa tilin omistaja voi poistaa koko työtilan hallintapaneelista milloin tahansa riippumatta siitä, onko hänellä maksullinen tilaus. Syyn kertominen on vapaaehtoista. Työtilan poistaminen päättää myös sen tilauksen.

30 päivän kuluessa työtilan poistamisesta poistamme sen tiedot aktiivisista järjestelmistämme, mukaan lukien sen tallennetun median, työtilan mahdollisen arkistoidun kopion, tekoälypalvelujen tarjoajallamme tekoälyominaisuuksia varten säilytettävät tiedostot ja tallennetut vastaukset sekä WhatsAppin QR-koodiyhteyspalvelumme säilyttämät viestit. Varmuuskopioissa olevat kopiot vanhenevat seuraavien 30 päivän kuluessa, kun kukin varmuuskopio poistetaan.

Yksittäisen keskustelun poistaminen poistaa sen viestit ja median.

Säilytämme vain sen, mitä laki velvoittaa meidät säilyttämään (kuten laskut), sekä lyhyen poistotiedon (työtilan tunniste, päivämäärä ja syy, jos kerroit sen), joka ei sisällä viestejä eikä yhteystietoja.

• Yhteydet sivustoon letsbot.net ja hallintapaneeliin käyttävät TLS-salausta (HTTPS ja HSTS).
• Google Cloud salaa tallennetut tiedot Googlen hallinnoimilla avaimilla. Kanavien käyttötunnukset, integraatioiden salaisuudet, kaksivaiheisen tunnistautumisen salaisuudet ja vastaavat tunnistetiedot salataan lisäksi sovellustasolla.
• Salasanat tallennetaan vain bcrypt-tiivisteinä.
• Jokaisella työtilalla on oma erillinen tietokantansa.
• Tietokantoihin ja välimuisteihin ei pääse internetistä; liikenne kulkee Cloudflaren verkkosuojauksen kautta.
• Kaksivaiheinen tunnistautuminen, kirjautumisen IP-rajoitukset ja tietoturvatapahtumien loki ovat jokaisen työtilan käytettävissä.
• Metalta, Sallalta ja Zidiltä saapuvat webhookit hyväksytään vain kelvollisella allekirjoituksella.
• Tukihenkilöstömme siirtyy työtilaan vain tuen antamiseksi, ja jokainen käynti kirjataan työtilan tietoturvalokiin, jota tilin omistaja voi tarkastella. Jos otat työtilassasi käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen, henkilöstömme voi siirtyä siihen vain nimenomaisella hyväksynnälläsi.
• Keskusteluissa vaihdetut mediatiedostot (kuvat, ääniviestit, videot ja asiakirjat) säilytetään pilvitallennustilassa, jota ei voi selata eikä listata, ja ne toimitetaan pitkien, satunnaisten linkkien kautta, joita on vaikea arvata. Kuka tahansa, jolla on tarkka linkki, voi avata tiedoston. Yhteystietojen profiilikuvat käyttävät yksinkertaisempia linkkejä. Olemme siirtämässä mediaa aikarajoitettuihin allekirjoitettuihin linkkeihin.
• Varmuuskopiot ja arkistoidut työtilat säilytetään yksityisissä tallennussäiliöissä, joihin julkinen pääsy on estetty.
• Sisäiset virheilmoituksemme peittävät puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet.

Alustamme on luettava viestien sisältö voidakseen toimittaa ja tallentaa sen sekä käsitellä sitä, jos otat tekoälyominaisuudet käyttöön. Siksi viestit tallennetaan palvelimillemme luettavassa muodossa, ja niitä suojaavat edellä kuvatut toimenpiteet.

LetsBotilla ei tällä hetkellä ole tietoturvasertifiointia, kuten ISO 27001 -sertifikaattia. Palvelinympäristömme tarjoajan sertifioinnit kattavat Googlen infrastruktuurin, eivät LetsBotia. Mikään järjestelmä ei ole täysin turvallinen; jos tietomurto koskee henkilötietojasi, ilmoitamme siitä sinulle ja viranomaisille lain edellyttämällä tavalla.

Asuinpaikastasi riippuen sinulla voi olla oikeus:

• tietää, mitä henkilötietoja meillä on sinusta, ja saada niistä kopio luettavassa muodossa;
• oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot;
• saada tietosi poistetuiksi tai anonymisoiduiksi;
• rajoittaa tiettyä käyttöä tai vastustaa sitä, mukaan lukien suoramarkkinointi milloin tahansa;
• saada tietosi siirrettävässä muodossa tai siirtää ne toiselle palveluntarjoajalle;
• peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa;
• pyytää ihmistä tarkistamaan automaattisen päätöksen;
• tehdä valitus meille ja tietosuojaviranomaiselle.

Miten pyydät. Kirjoita osoitteeseen support@letsbot.net. Tilin omistajat voivat myös viedä yhteystietonsa ja keskustelunsa sekä poistaa yhteystietoja, keskusteluja tai koko työtilan hallintapaneelista. Voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi ennen kuin toimimme.

Kuinka nopeasti vastaamme.

Pyynnöt ovat maksuttomia, paitsi jos laki sallii maksun (esimerkiksi Egyptin lainsäädännön nojalla tai selvästi perusteettomien tai kohtuuttomien pyyntöjen osalta), ja kerromme sinulle ennen kuin veloitamme mitään.

• Oikeusperuste. Käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella tai ilman suostumusta silloin, kun laki sen sallii: sellaisen sopimuksen täyttämiseksi, jossa olet osapuolena, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeutetun etumme perusteella, kun oikeutesi eivät syrjäytä sitä. Emme käsittele arkaluonteisia tietoja oikeutetun edun perusteella.
• Käsittely kuningaskunnan ulkopuolella. Tietojasi käsitellään Yhdysvalloissa, jossa ne sijaitsevat, ja Egyptissä, jossa suurin osa tiimistämme työskentelee. Vastaanottajat ja niiden roolit on lueteltu alihankkijasivullamme.
• Oikeutesi. Oikeus saada tietoa, oikeus päästä tietoihisi, oikeus saada niistä kopio luettavassa ja selkeässä muodossa, oikeus oikaista ne, oikeus saada ne hävitetyiksi, kun niitä ei enää tarvita, ja oikeus peruuttaa suostumus. Vastaamme 30 päivän kuluessa (ks. kohta 11).
• Markkinointi. Lähetämme markkinointiviestejä vain suostumuksellasi, kerromme jokaisessa viestissä, keitä olemme, ja teemme tilauksen peruuttamisesta yhtä helppoa kuin tilaamisesta.
• Valitukset. Voit tehdä valituksen meille sekä Saudi-Arabian data- ja tekoälyviranomaiselle (SDAIA).

• Rekisterinpitäjä. BOT FOR DIGITAL SOLUTIONS LIMITED, Yhdistynyt kuningaskunta (tiedot kohdassa 1). Emme ole nimittäneet edustajaa EU-alueelle; EU-alueen rekisteröidyt voivat ottaa meihin yhteyttä osoitteessa support@letsbot.net.
• Oikeusperusteet esitetään kohdassa 4. Kun nojaamme oikeutettuun etuun, voit pyytää meiltä tekemäämme intressivertailua.
• Siirrot selitetään kohdassa 8. Voit pyytää kopion suojatoimista.
• Valitukset. Ota ensin yhteyttä meihin osoitteessa support@letsbot.net. Kuittaamme jokaisen valituksen 30 päivän kuluessa, selvitämme asian ja kerromme sinulle lopputuloksen. Voit myös tehdä valituksen Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojavaltuutetulle (Information Commissioner's Office, ico.org.uk) tai sen EU-maan tietosuojaviranomaiselle, jossa asut tai työskentelet.

• Rekisterinpitäjä: BOT FOR DIGITAL SOLUTIONS LIMITED (kohta 1).
• Tietosuojavastaava (encarregado): encarregado-yhteyspisteemme on support@letsbot.net.
• Oikeutesi LGPD-lain 18 artiklan nojalla: vahvistus siitä, että käsittelemme tietojasi; pääsy tietoihin; oikaisu; tarpeettomien tai liiallisten tietojen anonymisointi, estäminen tai poistaminen; siirrettävyys; suostumuksesi perusteella käsiteltyjen tietojen poistaminen; tieto siitä, kenen kanssa jaamme niitä; tieto mahdollisuudesta kieltäytyä antamasta suostumusta ja sen seurauksista; suostumuksen peruuttaminen; sekä pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvien päätösten uudelleentarkastelu.
• Siirrot: tietojasi käsitellään Yhdysvalloissa (kohta 8). Portugalinkielinen yhteenveto siitä, miten siirrämme tietoja kansainvälisesti, on saatavilla pyynnöstä osoitteesta support@letsbot.net.
• Valitukset: voit tehdä valituksen Autoridade Nacional de Proteção de Dados -viranomaiselle (ANPD).

• Kuka on vastuussa. Rekisterinpitäjä on BOT FOR DIGITAL SOLUTIONS LIMITED (Yhdistynyt kuningaskunta). Egyptissä toimiva konserniyhtiömme Bot for Digital Solutions LLC («بوت للحلول الرقمية» ش.ذ.م.م, kaupparekisterinumero 223572, Kairon investointirekisterin toimisto), Tower 22, 3rd floor, Masaken Sidi Abdel Rahim, Seger, Tanta 1st, Gharbia, Egypt, on paikallinen yhteyspisteemme.
• Suostumus. Egyptin lainsäädännön mukaan käsittelemme tietojasi nimenomaisella suostumuksellasi, ellei laki salli käsittelyä ilman sitä, esimerkiksi kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi tai lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Tähän sisältyy suostumuksesi tietojesi siirtämiseen kohdassa 8 luetelluihin maihin, jota pyydämme rekisteröitymisen yhteydessä.
• Oikeutesi: oikeus tietää tiedoistasi ja päästä niihin; peruuttaa suostumus; oikaista, päivittää, täydentää tai poistaa tietoja; rajoittaa käsittely tiettyyn tarkoitukseen; saada tieto tietojasi koskevasta tietoturvaloukkauksesta; sekä vastustaa käsittelyä.
• Määräaika ja maksut. Vastaamme kuuden työpäivän kuluessa. Laki sallii joistakin pyynnöistä maksun, jonka määrää henkilötietojen suojakeskus (Personal Data Protection Center); kerromme sinulle ennen kuin veloitamme mitään.
• Valitukset: voit tehdä valituksen henkilötietojen suojakeskukselle (Personal Data Protection Center).
• Lapset: emme tietoisesti kerää alle 15-vuotiaiden lasten tietoja ilman heidän huoltajansa kirjallista suostumusta.

Sovellamme tätä käytäntöä kaikkiin asuinpaikasta riippumatta. Jos asuinmaasi laki antaa sinulle enemmän oikeuksia kuin tässä käytännössä kuvataan, myös Arabiemiirikunnissa ja muissa GCC-maissa, noudatamme niitä. Kirjoita osoitteeseen support@letsbot.net ja kerro, missä asut, jotta voimme soveltaa oikeita sääntöjä.

LetsBot on yrityksille tarkoitettu palvelu, eikä sitä ole tarkoitettu lapsille. Emme tietoisesti kerää henkilötietoja alle 18-vuotiailta omiin tarkoituksiimme. Jos uskot, että lapsi on antanut meille henkilötietoja, kirjoita osoitteeseen support@letsbot.net, niin poistamme ne.

Päivitämme tätä käytäntöä, kun toimintatapamme tai lainsäädäntö muuttuvat. Sivun yläreunassa oleva ”Päivitetty viimeksi” -päivämäärä osoittaa uusimman version. Olennaisista muutoksista ilmoitamme tilien omistajille sähköpostitse tai hallintapaneelissa vähintään 30 päivää ennen niiden voimaantuloa. Jos muutos edellyttää suostumustasi, pyydämme sitä sen sijaan, että pitäisimme palvelun jatkuvaa käyttöä suostumuksena.

Muutoshistoria. 12. lokakuuta 2026: kohdassa 5 mainitaan nyt Anthropic (Claude) ja Google (Gemini API) tekoälypalvelujen tarjoajina OpenAI-palvelun rinnalla, kunkin palveluntarjoajan koulutus- ja säilytysehtoineen; kohdat 7 ja 8 päivitettiin vastaavasti.

• Tietosuojakysymykset, pyynnöt ja tuki: support@letsbot.net
• Postiosoite: BOT FOR DIGITAL SOLUTIONS LIMITED, 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, United Kingdom
• Egypti: Bot for Digital Solutions LLC, Tower 22, 3rd floor, Masaken Sidi Abdel Rahim, Seger, Tanta 1st, Gharbia, Egypt

Aiheeseen liittyvät asiakirjat: Käyttöehdot · Tietojenkäsittelysopimus · Alihankkijat · Palvelutasosopimus

1. Kun kauppias lisää LetsBot-chatin verkkosivustolleen, kauppias vastaa kävijöidensä tiedoista, ja LetsBot käsittelee niitä kauppiaan puolesta ja tämän ohjeiden mukaisesti.
2. Kun kävijä avaa chatin, keräämme: hänen lähettämänsä viestit ja tiedostot; hänen nimensä, sähköpostiosoitteensa ja puhelinnumeronsa vain, jos hän kirjoittaa ne; sivun, jolla hän on, saman sivuston sivut, joilla hän vieraili käynnin aikana, sivun, jolta hän tuli, sekä kampanjatunnisteet (UTM); selaimen, laitteen ja kielen; sekä IP-osoitteen ja siitä johdetun likimääräisen sijainnin (maa ja kaupunki) verkkopalveluntarjoajamme Cloudflaren toimittamana.
3. Käytämme näitä tietoja keskustelun välittämiseen kauppiaan tiimille, auttaaksemme heitä vastaamaan sekä suojataksemme palvelua roskapostilta ja väärinkäytöltä (nopeusrajoitukset ja estäminen). Emme käytä niitä mainontaan emmekä myy niitä.
4. Säilytys: kävijä, joka ei koskaan lähetä viestiä, poistetaan 30 päivän kuluttua. IP-osoite ja tarkka sijainti (kaupunki, alue, postinumero, koordinaatit) poistetaan 90 päivän kuluttua viimeisestä toiminnasta; vain maa säilytetään. Laite-, sivu- ja viittaajatiedot poistetaan 365 päivän kuluttua viimeisestä toiminnasta. Viesteihin sovelletaan kauppiaan omaa chatin säilytysaikaa, ja keskustelun poistaminen poistaa siihen liitetyt kävijätiedot.
5. GDPR-asetuksen ja Brasilian LGPD-lain nojalla kävijä voi saada pääsyn tietoihinsa, oikaista, poistaa tai siirtää niitä, vastustaa niiden käsittelyä ja saada tietää, kenen kanssa niitä jaetaan. Hän voi pyytää tätä sen verkkosivuston kauppiaalta tai kirjoittaa osoitteeseen support@letsbot.net; vastaamme lain edellyttämässä ajassa.
6. Tietoja voidaan käsitellä kävijän maan ulkopuolella olevilla palvelimilla, myös Yhdysvalloissa, ja niitä suojataan siirron aikaisella salauksella ja rajoitetulla pääsyllä.

Kun päätät yhdistää Googlen palvelun LetsBotiin, pyydämme Googlelta vain ne käyttöoikeudet, joita kyseinen ominaisuus edellyttää:

• Kirjautuminen Googlella (nimi, sähköpostiosoite ja profiilikuva): LetsBot-tilisi luomiseen ja sisäänkirjautumiseesi.
• Google Calendar (calendar.events): asiakkaidesi LetsBotin kautta tekemien ajanvarausten luomiseen, päivittämiseen ja peruuttamiseen valitsemassasi kalenterissa sekä tapahtumiesi lukemiseen, jotta samaa aikaa ei varata kahdesti.
• YouTube (youtube.upload, youtube.readonly): LetsBot Social Studiossa ajastamiesi videoiden julkaisemiseen kanavallesi sekä kanavasi nimen ja näiden videoiden tilan näyttämiseen. Yhdistämällä YouTuben hyväksyt myös YouTuben käyttöehdot; Googlen tapa käsitellä tietojasi on kuvattu Googlen tietosuojakäytännössä.
• Google Business Profile (business.manage): Google-arvostelujesi näyttämiseen LetsBotin viestilaatikossa, vastaustesi julkaisemiseen ja luomiesi julkaisujen julkaisemiseen Business Profile -profiilissasi.

Käytämme näitä tietoja ainoastaan näiden ominaisuuksien tarjoamiseen sinulle. Emme myy niitä, emme käytä niitä mainontaan emmekä käytä niitä tekoälymallien kouluttamiseen. Käyttöoikeustunnukset tallennetaan salattuina, ja ne poistetaan, kun katkaiset yhteyden palveluun LetsBotissa tai poistat tilisi. Voit myös milloin tahansa poistaa LetsBotin käyttöoikeuden Google-tililtäsi osoitteessa myaccount.google.com/permissions.

LetsBotin tapa käyttää Googlen API-rajapinnoista saatuja tietoja ja siirtää niitä mihin tahansa muuhun sovellukseen noudattaa Google API Services User Data Policy -käytäntöä, mukaan lukien sen Limited Use -vaatimukset.