Privacybeleid

Dit privacybeleid legt uit hoe LetsBot persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt, en welke rechten je daarover hebt.

De verwerkingsverantwoordelijke. LetsBot wordt geëxploiteerd door BOT FOR DIGITAL SOLUTIONS LIMITED, een vennootschap ingeschreven in Engeland en Wales onder ondernemingsnummer 15477940, met statutaire zetel te 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, Verenigd Koninkrijk ("LetsBot", "wij", "ons"). Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven.

Onze gelieerde onderneming in Egypte. Bot for Digital Solutions LLC («بوت للحلول الرقمية» ش.ذ.م.م), handelsregisternr. 223572 (handelsregisterkantoor Cairo Investment, GAFI), fiscaal registratienr. 759-096-287, Tower 22, 3e verdieping, Masaken Sidi Abdel Rahim, Seger, Tanta 1st, Gharbia, Egypte, is onze gelieerde onderneming en ons regionale kantoor. Zij ondersteunt onze klanten en onze bedrijfsvoering. De personen die toegang hebben tot klantgegevens, zoals onze support- en engineeringmedewerkers, werken voornamelijk in Egypte via deze gelieerde onderneming. Je overeenkomst voor de LetsBot-dienst wordt gesloten met de Britse vennootschap.

Op wie dit beleid betrekking heeft.

• Onze klanten (de bedrijven die een abonnement op LetsBot nemen) en de personen die namens hen een LetsBot-werkruimte gebruiken, zoals eigenaren, beheerders en medewerkers.
• Bezoekers van letsbot.net en personen die contact met ons opnemen, zich aanmelden voor een proefperiode of onze marketing ontvangen.
• Personen die via WhatsApp, e-mail of webchat met het eigen supportteam van LetsBot communiceren.

Waarop dit beleid niet van toepassing is. Onze klanten gebruiken LetsBot om met hun eigen klanten te communiceren. Voor die gesprekken en contactlijsten bepaalt het bedrijf waarmee je communiceerde hoe je gegevens worden gebruikt, en wij verwerken deze uitsluitend volgens zijn instructies (zie sectie 2). Onze verwerkersovereenkomst bevat die voorwaarden.

Contact. Voor vragen en verzoeken over privacy kun je schrijven naar support@letsbot.net.

Taal. Dit beleid wordt gepubliceerd in het Engels en het Arabisch. De Engelse versie is leidend; de Arabische versie wordt uitsluitend voor het gemak verstrekt.

Wij verwerken persoonsgegevens in twee verschillende rollen, en voor elke rol gelden andere regels.

1. Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de accountgegevens van onze klanten, onze websitebezoekers, onze marketing en onze eigen supportgesprekken bepalen wij waarom en hoe de gegevens worden gebruikt. Dit beleid heeft betrekking op die gegevens.
2. Verwerker. Wanneer een bedrijf LetsBot gebruikt om berichten te sturen naar zijn eigen klanten, is dat bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke voor de telefoonnummers, namen, berichten, media, bestellingen en andere contactgegevens van zijn klanten. Wij slaan die gegevens uitsluitend op en verwerken deze uitsluitend om de dienst te leveren waarom het bedrijf heeft gevraagd, op grond van onze verwerkersovereenkomst.

Als je klant bent van een bedrijf dat LetsBot gebruikt en je gegevens wilt inzien, corrigeren of verwijderen, neem dan contact op met dat bedrijf. Als je in plaats daarvan contact met ons opneemt, sturen wij je verzoek binnen 48 uur door naar het bedrijf en helpen wij het om te reageren.

De bedrijven die namens ons gegevens verwerken, en de integraties die onze klanten zelf kiezen te koppelen, staan vermeld op onze pagina met subverwerkers.

Gegevens die je ons verstrekt

• Account en identiteit: naam, e-mailadres, mobiel nummer, wachtwoord (uitsluitend opgeslagen als eenrichtingshash), bedrijfsnaam en instellingen voor tweestapsverificatie als je deze inschakelt.
• Werkruimte-instellingen: taal, tijdzone, type winkel, de kanalen en integraties die je koppelt en de teamleden die je uitnodigt.
• Facturatie: pakket, facturen, betaalstatus, het type kaart en de laatste vier cijfers, en gegevens van bankoverschrijvingen. Volledige kaartgegevens worden verzameld en bewaard door Stripe, niet door ons.
• Support en contact: wat je ons schrijft via WhatsApp, e-mail, webchat of het contactformulier, en alle bestanden die je verstuurt.

Gegevens die wij automatisch verzamelen

• Gebruiks- en beveiligingslogs: aanmeldingen en mislukte aanmeldingen, IP-adres, type browser en apparaat, wijzigingen in tweestapsverificatie en machtigingen, en gebeurtenissen rond toegang door support.
• Websiteanalyse: bekeken pagina's, klikken, verwijzende pagina, apparaat en globale locatie, verzameld via de tags beschreven in sectie 6 overeenkomstig je cookiekeuze: buiten Europa standaard, tenzij je ze weigert, en in de EU/EER, het VK en Zwitserland alleen als je ze accepteert.
• Advertentie-ID's: browser- en klik-ID's van Meta (fbp, fbc), en het IP-adres en de user agent van de browser bij aanmelding, die wij gebruiken om onze advertenties te meten.
• Mobiele app: een pushmeldings-ID voor je apparaat en, voor gesprekken op iOS, een VoIP-pushtoken. De app bevat geen SDK van derden voor analyse of crashrapportage.

Gegevens die wij van anderen ontvangen

• Aanmeldproviders: als je je aanmeldt met Google, Apple, Facebook of X, ontvangen wij van die provider je naam, e-mailadres en account-ID.
• Meta: wanneer je een WhatsApp Business-account, Facebook-pagina of Instagram-account koppelt, ontvangen wij de bedrijfsaccountgegevens die nodig zijn om het kanaal te laten werken.
• E-commerce- en CRM-platforms: wanneer je een winkel of CRM koppelt, ontvangen wij de winkel- of accountgegevens die nodig zijn voor de integratie.
• Stripe: betalingsbevestigingen en de factuurgegevens die nodig zijn voor facturen.

Wij vragen niet om gevoelige gegevens zoals gegevens over gezondheid, religie of biometrische gegevens, en wij vragen je deze niet naar ons supportteam te sturen.

Welke gegevens verplicht zijn. Wij hebben je naam, e-mailadres, mobiele nummer en factuurgegevens nodig om je account aan te maken en te beheren; zonder deze gegevens kunnen wij de dienst niet leveren. Al het overige is optioneel.

Sommige landen hanteren andere rechtsgronden. De secties 12 tot en met 15 leggen uit hoe dit werkt in Saudi-Arabië, de EU en het VK, Brazilië en Egypte.

Wanneer wij ons baseren op gerechtvaardigd belang, kun je bezwaar maken, en wij stoppen dan tenzij wij dwingende gronden hebben die zwaarder wegen dan je belangen of de gegevens nodig hebben voor een rechtsvordering. Wanneer wij ons baseren op toestemming, kun je die op elk moment intrekken; dit doet geen afbreuk aan de verwerking die daarvóór heeft plaatsgevonden.

Onze eigen AI-assistent

De support van LetsBot wordt de klok rond beantwoord door de AI-assistent van LetsBot, die altijd vermeldt dat het een AI is. Menselijke support is beschikbaar in het Arabisch en het Engels; vraag gewoon naar een persoon. Om deze antwoorden op te stellen en te verzenden, wordt de inhoud van je supportgesprek verwerkt door AI-aanbieders die namens ons handelen (OpenAI en Anthropic, vermeld op onze pagina met subverwerkers).

AI-functies die je in je werkruimte inschakelt

Als je AI-antwoorden, AI-agents, transcriptie van spraakberichten of AI-tools inschakelt, worden de berichten, gespreksgeschiedenis, spraakberichten, kennisbestanden en productcatalogus die voor die functie nodig zijn naar een van onze AI-dienstverleners gestuurd om het resultaat te genereren, samen met de naam en het telefoonnummer van het contact wanneer de functie die nodig heeft. Onze AI-dienstverleners zijn:

• OpenAI (Verenigde Staten): de standaardaanbieder voor elke AI-functie. Transcriptie van spraakberichten en de opslag en doorzoeking van kennisbestanden verlopen altijd via OpenAI.
• Anthropic (Claude, Verenigde Staten) en Google (Gemini API, Verenigde Staten): we kunnen AI-taken zoals antwoorden, agents, samenvattingen, classificatie, antwoordsuggesties en ‘leren van geschiedenis’ naar een van hen doorsturen in plaats van naar OpenAI, of als back-up wanneer een andere aanbieder niet beschikbaar is. We kunnen ook een beperkte steekproef van verzoeken naar een tweede aanbieder sturen om de kwaliteit van diens antwoorden te vergelijken; vergelijkingsantwoorden worden nooit naar je klanten gestuurd. Google genereert daarnaast afbeeldingen en tekst in Social Studio.

Elke aanbieder verwerkt deze inhoud uitsluitend om zijn dienst aan ons te leveren, onder zijn voorwaarden voor gegevensverwerking. Op grond van hun zakelijke voorwaarden gebruikt geen van hen gegevens die via de API worden verzonden om zijn modellen te trainen (zie de zakelijke voorwaarden van OpenAI, de Commercial Terms van Anthropic en de Gemini API Additional Terms voor de betaalde Gemini API die wij gebruiken), en wij hebben niet ingestemd met enig gebruik voor training. Elke aanbieder bewaart een tijdelijke kopie voor misbruikmonitoring en beveiliging: OpenAI bewaart logs voor misbruikmonitoring maximaal 30 dagen en bewaart de antwoorden die het genereert volgens zijn API-gegevensbeleid; Anthropic verwijdert API-invoer en -uitvoer binnen 30 dagen; Google bewaart prompts en antwoorden van de Gemini API 55 dagen en kan deze tijdelijk opslaan in elk land waar het faciliteiten heeft. Een aanbieder kan gegevens langer bewaren wanneer de wet dat vereist of wanneer een verzoek wordt gemarkeerd als een schending van zijn gebruiksbeleid. Kennisbestanden blijven bij OpenAI totdat je ze of je werkruimte verwijdert. In sectie 8 lees je hoe deze doorgiften worden beschermd, en de volledige lijst staat op onze pagina met subverwerkers. Je kunt deze functies op elk moment uitschakelen.

Wij gebruiken de gegevens van onze klanten, of die van hun klanten, niet om AI-modellen te trainen. Wanneer de functie ‘leren van geschiedenis’ is ingeschakeld, blijft wat deze leert binnen die werkruimte en wordt het alleen voor die werkruimte gebruikt.

Geautomatiseerde besluiten

We nemen één geautomatiseerd besluit dat gevolgen voor je kan hebben: wanneer je een gratis proefperiode start, controleren we beschermde (gehashte) identificatoren van de kanalen die je koppelt om na te gaan of deze al een gratis proefperiode hebben gehad. Als dat zo is, kan de nieuwe werkruimte geen nieuwe gratis proefperiode starten, maar kun je wel een abonnement afsluiten. Als je denkt dat deze controle onjuist is, schrijf dan naar support@letsbot.net en een mens zal deze beoordelen.

Verder nemen we geen besluiten over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben.

We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën op letsbot.net. In het LetsBot-paneel gebruiken we alleen strikt noodzakelijke cookies, behalve op de afrekenpagina's, waar de hieronder genoemde analyse- en advertentietags worden geladen volgens je cookiekeuze (zie ‘Jouw keuze’ hieronder).

Jouw keuze. Buiten Europa staan analyse- en advertentiecookies standaard aan en kun je ze op elk moment weigeren via de banner of de cookie-instellingen. In de EU/EER, het VK en Zwitserland blijven ze uit totdat je ze accepteert. We bepalen of je in Europa bent aan de hand van de tijdzone van je apparaat en, op onze servers, aan de hand van het land van je verbinding. Onze cookiebanner toont ‘Accepteren’ en ‘Weigeren’ naast elkaar; weigeren stopt deze tags en verwijdert de cookies die zij op ons domein hebben geplaatst. We gebruiken Google Consent Mode, zodat ook de tags van Google je keuze respecteren. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de link ‘Cookie-instellingen’ in de footer; we bewaren je keuze maximaal 12 maanden in een cookie. Je kunt cookies ook in je browser blokkeren en advertentietracking beperken in je instellingen bij Meta en Google.

We verkopen of verhuren geen persoonsgegevens. We delen ze uitsluitend als volgt:

• Dienstverleners die de dienst voor ons hosten, beveiligen, leveren of ondersteunen, zoals Google Cloud (hosting), Cloudflare (netwerkbeveiliging en levering), Stripe (betalingen), Zoho (e-mail), OneSignal (pushmeldingen) en OpenAI, Anthropic en de Gemini API van Google (AI). Zij mogen de gegevens alleen gebruiken om hun dienst aan ons te leveren. De volledige lijst, met locaties, staat op onze pagina met subverwerkers.
• Onze gelieerde onderneming Bot for Digital Solutions LLC in Egypte, die onze klanten en activiteiten ondersteunt volgens onze instructies.
• Advertentieplatforms. We delen met Meta een SHA-256-hash van het e-mailadres en mobiele nummer van onze geregistreerde gebruikers, en een interne LetsBot-identificator, zodat Meta deze kan matchen met zijn eigen gebruikers. We gebruiken dit om te voorkomen dat we bestaande klanten advertenties tonen, om hen opnieuw te bereiken en om doelgroepen te vinden die op onze klanten lijken. Hashing beschermt de gegevens tijdens de overdracht, maar een platform dat hetzelfde e-mailadres of nummer al heeft, kan het matchen; dat is het doel van de upload. Onze website meldt ook handelingen zoals aanmeldingen en aankopen aan Meta en Google, met de identificatoren die in sectie 3 zijn beschreven en de aankoopwaarde. Om te worden uitgesloten, schrijf je naar support@letsbot.net; we verwijderen je dan uit de volgende upload en vragen het platform de vermelding die we eerder hebben gestuurd te verwijderen.
• Integraties die je zelf kiest. Wanneer je Meta (WhatsApp, Messenger, Instagram), een e-commerceplatform, een CRM of een andere tool koppelt, stromen gegevens naar die dienst onder diens eigen voorwaarden, omdat jij daarom hebt gevraagd.
• Autoriteiten en rechtsvorderingen. Wanneer de wet, een rechterlijk bevel of een bindend verzoek van een overheidsinstantie dat vereist, of om onze rechten, onze klanten of het publiek te beschermen. Waar mogelijk informeren we de betrokken klant eerst.
• Bedrijfsoverdrachten. Als LetsBot wordt verkocht of gefuseerd, kunnen persoonsgegevens overgaan naar de nieuwe eigenaar, die dit beleid moet blijven naleven.

We kunnen je bedrijfsnaam en logo tonen in onze klantenlijst. Laat het support@letsbot.net weten als je liever hebt dat we dat niet doen; vanaf die datum gebruiken we ze niet meer in nieuw materiaal.

Alle servers en back-ups van LetsBot staan bij Google Cloud in de Verenigde Staten (regio us-east1, South Carolina). Dit omvat alle databases, bestanden, media en back-ups. We bieden geen hosting in een andere regio aan.

Onze medewerkers die toegang hebben tot klantgegevens werken voornamelijk in Egypte, via onze gelieerde onderneming Bot for Digital Solutions LLC, en hebben op afstand toegang tot die gegevens. Sommige van onze dienstverleners verwerken ze in andere landen, voornamelijk de Verenigde Staten. De locatie van elke dienstverlener staat op onze pagina met subverwerkers.

Voor de Verenigde Staten bestaat geen algemeen adequaatheidsbesluit op grond van de wetgeving van het VK, de EU, Saudi-Arabië, Brazilië of Egypte. Daarom beschermen we deze doorgiften als volgt:

• EU en VK: gegevens uit de EU komen bij ons in het VK terecht, dat door de Europese Commissie als adequaat wordt erkend. Voor verdere doorgiften aan dienstverleners in de Verenigde Staten vertrouwen we op de waarborgen in de voorwaarden voor gegevensverwerking van elke dienstverlener, zoals de EU-modelcontractbepalingen met het UK Addendum of de UK International Data Transfer Agreement. Voor de gegevens van onze zakelijke klanten bevat onze verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van onze Voorwaarden, eveneens de EU-modelcontractbepalingen en het UK Addendum.
• Saudi-Arabië: op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens (Personal Data Protection Law) delen we je mee dat je gegevens buiten het Koninkrijk worden verwerkt. Onze verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van onze Voorwaarden, bevat de standaardcontractbepalingen van SDAIA (verwerkingsverantwoordelijke naar verwerker); deze zijn vanaf de aanvaarding van de Voorwaarden automatisch van toepassing op elke zakelijke klant.
• Brazilië: onze verwerkersovereenkomst bevat, volledig en ongewijzigd, de standaardcontractbepalingen van de ANPD (Resolution CD/ANPD No. 19/2024); deze zijn vanaf de aanvaarding van de Voorwaarden automatisch van toepassing op elke zakelijke klant. Voor verdere doorgiften aan onze dienstverleners in de Verenigde Staten, waaronder de AI-aanbieders uit sectie 5, vertrouwen we op de waarborgen in de voorwaarden voor gegevensverwerking van elke dienstverlener; de voorwaarden van Google voor de betaalde Gemini API bevatten de Braziliaanse standaardcontractbepalingen.
• Egypte: doorgiften vanuit Egypte vallen onder Wet nr. 151 van 2020 en het bijbehorende uitvoeringsbesluit. Waar daarvoor een licentie of vergunning vereist is, verkrijgen we die voordat we ons erop beroepen.

Om een kopie op te vragen van de waarborgen die op je gegevens van toepassing zijn, schrijf je naar support@letsbot.net.

Je werkruimte of een gesprek verwijderen

Elke accounteigenaar kan op elk moment de hele werkruimte verwijderen vanuit het paneel, ongeacht of er een betaald abonnement is. Het opgeven van een reden is optioneel. Het verwijderen van een werkruimte beëindigt ook het abonnement ervan.

Binnen 30 dagen na het verwijderen van een werkruimte verwijderen we de gegevens ervan uit onze live systemen, inclusief de opgeslagen media, een eventuele gearchiveerde kopie van de werkruimte, de bestanden en opgeslagen antwoorden die voor AI-functies bij onze AI-aanbieder worden bewaard, en de berichten die worden bewaard door onze dienst voor de WhatsApp-verbinding via QR-code. Kopieën in back-ups verlopen binnen nog eens 30 dagen, wanneer elke back-up wordt verwijderd.

Het verwijderen van een afzonderlijk gesprek wist de berichten en media ervan.

We bewaren alleen wat we wettelijk moeten bewaren (zoals facturen) en een beknopte verwijderingsregistratie (de identificator van de werkruimte, de datum en de reden, als je die hebt opgegeven), die geen berichten of contacten bevat.

• Verbindingen met letsbot.net en het paneel maken gebruik van TLS (HTTPS met HSTS).
• Opgeslagen gegevens worden door Google Cloud versleuteld met door Google beheerde sleutels. Toegangstokens van kanalen, integratiegeheimen, geheimen voor tweestapsverificatie en vergelijkbare inloggegevens worden daarnaast door de applicatie versleuteld.
• Wachtwoorden worden uitsluitend als bcrypt-hashes opgeslagen.
• Elke werkruimte heeft een eigen, afzonderlijke database.
• Databases en caches zijn niet bereikbaar vanaf het internet; verkeer loopt via de netwerkbeveiliging van Cloudflare.
• Tweestapsverificatie, IP-beperkingen voor het inloggen en een logboek van beveiligingsactiviteiten zijn beschikbaar voor elke werkruimte.
• Inkomende webhooks van Meta, Salla en Zid worden alleen geaccepteerd met een geldige handtekening.
• Onze supportmedewerkers betreden een werkruimte uitsluitend om support te verlenen, en elke toegang wordt vastgelegd in het beveiligingslogboek van de werkruimte, dat de accounteigenaar kan inzien. Als je tweestapsverificatie voor je werkruimte inschakelt, kunnen onze medewerkers deze alleen betreden met jouw uitdrukkelijke toestemming.
• Mediabestanden die in gesprekken worden uitgewisseld (afbeeldingen, spraakberichten, video's en documenten) worden bewaard in cloudopslag die niet kan worden doorzocht of opgesomd, en worden aangeboden via lange, willekeurige links die moeilijk te raden zijn. Iedereen die de exacte link heeft, kan het bestand openen. Profielfoto's van contacten gebruiken eenvoudigere links. We stappen voor media over op ondertekende links met een beperkte geldigheidsduur.
• Back-ups en gearchiveerde werkruimtes worden bewaard in privéopslagbuckets waarvoor openbare toegang is geblokkeerd.
• Onze interne foutmeldingen maskeren telefoonnummers en e-mailadressen.

Ons platform moet de inhoud van berichten lezen om deze te bezorgen, op te slaan en, als je AI-functies inschakelt, te verwerken. Berichten worden daarom in leesbare vorm op onze servers opgeslagen, beschermd door de bovenstaande maatregelen.

LetsBot beschikt momenteel niet over een beveiligingscertificering zoals ISO 27001. De certificeringen van onze hostingprovider hebben betrekking op de infrastructuur van Google, niet op LetsBot. Geen enkel systeem is volledig veilig; als een datalek gevolgen heeft voor je persoonsgegevens, informeren we jou en de autoriteiten zoals de wet vereist.

Afhankelijk van waar je woont, heb je mogelijk het recht om:

• te weten welke persoonsgegevens we over je bewaren en daarvan een kopie in een leesbaar formaat te ontvangen;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen of anonimiseren;
• bepaald gebruik te beperken of daartegen bezwaar te maken, waaronder direct marketing op elk moment;
• je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen, of ze naar een andere aanbieder te laten sturen;
• je toestemming op elk moment in te trekken;
• om een menselijke beoordeling van een geautomatiseerd besluit te vragen;
• een klacht in te dienen bij ons en bij een gegevensbeschermingsautoriteit.

Hoe je een verzoek indient. Schrijf naar support@letsbot.net. Accounteigenaren kunnen ook vanuit het paneel hun contacten en gesprekken exporteren, en contacten, gesprekken of de hele werkruimte verwijderen. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen voordat we actie ondernemen.

Hoe snel we antwoorden.

Verzoeken zijn kosteloos, behalve wanneer de wet een vergoeding toestaat (bijvoorbeeld op grond van het Egyptische recht, of bij verzoeken die kennelijk ongegrond of buitensporig zijn), en we laten het je weten voordat we iets in rekening brengen.

• Rechtsgrondslag. We verwerken je gegevens met je toestemming, of zonder toestemming waar de wet dat toestaat: om een overeenkomst uit te voeren waarbij je partij bent, om aan een wettelijke verplichting te voldoen, of op grond van ons gerechtvaardigd belang wanneer je rechten daar niet zwaarder wegen. We verwerken geen gevoelige gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang.
• Verwerking buiten het Koninkrijk. Je gegevens worden verwerkt in de Verenigde Staten, waar ze worden gehost, en in Egypte, van waaruit het grootste deel van ons team werkt. De ontvangers en hun rollen staan vermeld op onze pagina met subverwerkers.
• Je rechten. Het recht om geïnformeerd te worden, om je gegevens in te zien, om een kopie in een leesbaar en duidelijk formaat te verkrijgen, om ze te laten corrigeren, om ze te laten vernietigen wanneer ze niet langer nodig zijn, en om je toestemming in te trekken. We antwoorden binnen 30 dagen (zie sectie 11).
• Marketing. We sturen marketingberichten alleen met je toestemming, maken in elk bericht duidelijk wie we zijn en maken afmelden net zo eenvoudig als aanmelden.
• Klachten. Je kunt een klacht indienen bij ons en bij de Saudi Data and AI Authority (SDAIA).

• Verwerkingsverantwoordelijke. BOT FOR DIGITAL SOLUTIONS LIMITED, Verenigd Koninkrijk (gegevens in sectie 1). We hebben geen vertegenwoordiger in de EU aangesteld; betrokkenen in de EU kunnen contact met ons opnemen via support@letsbot.net.
• Rechtsgrondslagen zijn beschreven in sectie 4. Wanneer we ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, kun je ons vragen naar de belangenafweging die we hebben gemaakt.
• Doorgiften worden toegelicht in sectie 8. Je kunt een kopie van de waarborgen opvragen.
• Klachten. Neem eerst contact met ons op via support@letsbot.net. We bevestigen elke klacht binnen 30 dagen, onderzoeken deze en laten je de uitkomst weten. Je kunt ook een klacht indienen bij het Information Commissioner's Office in het VK (ico.org.uk) of bij de gegevensbeschermingsautoriteit in het EU-land waar je woont of werkt.

• Verwerkingsverantwoordelijke: BOT FOR DIGITAL SOLUTIONS LIMITED (sectie 1).
• Functionaris voor gegevensbescherming (encarregado): ons contactpunt voor de encarregado is support@letsbot.net.
• Je rechten op grond van artikel 18 LGPD: bevestiging dat we je gegevens verwerken; inzage; correctie; anonimisering, blokkering of verwijdering van onnodige of buitensporige gegevens; overdraagbaarheid; verwijdering van gegevens die met je toestemming zijn verwerkt; informatie over met wie we ze delen; informatie over de mogelijkheid om toestemming te weigeren en de gevolgen daarvan; intrekking van toestemming; en beoordeling van besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd.
• Doorgiften: je gegevens worden verwerkt in de Verenigde Staten (sectie 8). Een Portugese samenvatting van hoe we gegevens internationaal doorgeven is op verzoek verkrijgbaar via support@letsbot.net.
• Klachten: je kunt je wenden tot de Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

• Wie verantwoordelijk is. De verwerkingsverantwoordelijke is BOT FOR DIGITAL SOLUTIONS LIMITED (VK). Onze gelieerde onderneming in Egypte, Bot for Digital Solutions LLC («بوت للحلول الرقمية» ش.ذ.م.م, handelsregisternr. 223572, registratiekantoor Cairo Investment), Tower 22, 3e verdieping, Masaken Sidi Abdel Rahim, Seger, Tanta 1st, Gharbia, Egypte, is ons lokale contactpunt.
• Toestemming. Op grond van het Egyptische recht verwerken we je gegevens met je uitdrukkelijke toestemming, tenzij de wet verwerking zonder toestemming toestaat, bijvoorbeeld om een overeenkomst met je uit te voeren of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Dit omvat je toestemming voor de doorgifte van je gegevens naar de landen die in sectie 8 zijn vermeld, waarom we je vragen wanneer je je aanmeldt.
• Je rechten: je gegevens te kennen en in te zien; je toestemming in te trekken; je gegevens te laten corrigeren, bijwerken, aanvullen of verwijderen; de verwerking te beperken tot een specifiek doel; op de hoogte te worden gesteld van een datalek dat je gegevens treft; en bezwaar te maken tegen de verwerking.
• Termijn en kosten. We antwoorden binnen zes werkdagen. De wet staat voor sommige verzoeken een vergoeding toe, vastgesteld door het Personal Data Protection Center; we laten het je weten voordat we iets in rekening brengen.
• Klachten: je kunt een klacht indienen bij het Personal Data Protection Center.
• Kinderen: we verzamelen niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 15 jaar zonder de schriftelijke toestemming van hun voogd.

We passen dit beleid toe op iedereen, waar die ook woont. Als de wet in jouw land je meer rechten geeft dan in dit beleid zijn beschreven, waaronder in de Verenigde Arabische Emiraten en andere GCC-landen, zullen we die respecteren. Schrijf naar support@letsbot.net en laat ons weten waar je woont, zodat we de juiste regels kunnen toepassen.

LetsBot is een dienst voor bedrijven en is niet bedoeld voor kinderen. We verzamelen voor onze eigen doeleinden niet bewust persoonsgegevens van iemand jonger dan 18 jaar. Als je denkt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, schrijf dan naar support@letsbot.net en we verwijderen deze.

We werken dit beleid bij wanneer onze werkwijze of de wet verandert. De datum ‘Laatst bijgewerkt’ bovenaan geeft de nieuwste versie aan. Bij een wezenlijke wijziging informeren we accounteigenaren per e-mail of in het paneel ten minste 30 dagen voordat deze ingaat. Wanneer een wijziging je toestemming vereist, vragen we daarom in plaats van je voortgezette gebruik als toestemming te beschouwen.

Wijzigingsgeschiedenis. 12 oktober 2026: sectie 5 noemt nu Anthropic (Claude) en Google (Gemini API) als AI-dienstverleners naast OpenAI, met de trainings- en bewaarvoorwaarden van elke aanbieder; secties 7 en 8 zijn daarop aangepast.

• Vragen, verzoeken en support over privacy: support@letsbot.net
• Post: BOT FOR DIGITAL SOLUTIONS LIMITED, 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, Verenigd Koninkrijk
• Egypte: Bot for Digital Solutions LLC, Tower 22, 3e verdieping, Masaken Sidi Abdel Rahim, Seger, Tanta 1st, Gharbia, Egypte

Gerelateerde documenten: Algemene voorwaarden · Verwerkersovereenkomst · Subverwerkers · Service Level Agreement

1. Wanneer een verkoper de LetsBot-chat aan zijn website toevoegt, is de verkoper verantwoordelijk voor de gegevens van zijn bezoekers en verwerkt LetsBot deze namens de verkoper en volgens diens instructies.
2. Wanneer een bezoeker de chat opent, verzamelen we: de berichten en bestanden die de bezoeker verstuurt; naam, e-mailadres en telefoonnummer, alleen als de bezoeker die invoert; de pagina waarop de bezoeker zich bevindt, de pagina's van dezelfde site die tijdens het bezoek zijn bekeken, de pagina waarvandaan de bezoeker kwam en campagnetags (UTM); browser, apparaat en taal; en het IP-adres met de daaruit afgeleide geschatte locatie (land en stad), zoals verstrekt door onze netwerkprovider Cloudflare.
3. We gebruiken deze gegevens om het gesprek bij het team van de verkoper af te leveren, om hen te helpen antwoorden en om de dienst te beschermen tegen spam en misbruik (snelheidslimieten en blokkering). We gebruiken ze niet voor advertenties en we verkopen ze niet.
4. Bewaartermijn: een bezoeker die nooit een bericht verstuurt, wordt na 30 dagen verwijderd. Het IP-adres en de precieze locatie (stad, regio, postcode, coördinaten) worden 90 dagen na de laatste activiteit gewist; alleen het land wordt bewaard. Gegevens over apparaat, pagina's en verwijzer worden 365 dagen na de laatste activiteit gewist. Berichten volgen de eigen chatbewaartermijn van de verkoper, en het verwijderen van een gesprek verwijdert de daaraan gekoppelde bezoekersgegevens.
5. Op grond van de AVG (GDPR) en de Braziliaanse LGPD kan een bezoeker zijn gegevens inzien, laten corrigeren, verwijderen of overdragen, bezwaar maken tegen de verwerking ervan en vernemen met wie ze worden gedeeld. De bezoeker kan dit vragen aan de verkoper van wie de website is, of schrijven naar support@letsbot.net; we antwoorden binnen de wettelijke termijn.
6. Gegevens kunnen worden verwerkt op servers buiten het land van de bezoeker, waaronder de Verenigde Staten, en worden beschermd door versleuteling tijdens de overdracht en beperkte toegang.

Wanneer je ervoor kiest een Google-dienst in LetsBot te koppelen, vragen wij Google uitsluitend om de toegang die de betreffende functie nodig heeft:

• Inloggen met Google (naam, e-mailadres en profielfoto): om je LetsBot-account aan te maken en je in te loggen.
• Google Calendar (calendar.events): om de afspraken die je klanten via LetsBot boeken aan te maken, bij te werken en te annuleren in de agenda die je kiest, en om je afspraken te lezen zodat hetzelfde tijdstip niet twee keer wordt geboekt.
• YouTube (youtube.upload, youtube.readonly): om de video's die je in LetsBot Social Studio inplant op je kanaal te publiceren, en om je kanaalnaam en de status van die video's te tonen. Door YouTube te koppelen ga je ook akkoord met de Servicevoorwaarden van YouTube; hoe Google met je gegevens omgaat, staat beschreven in het Privacybeleid van Google.
• Google Business Profile (business.manage): om je Google-reviews in de LetsBot-inbox te tonen, je reacties te plaatsen en de berichten die je maakt op je Business Profile te publiceren.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om deze functies aan jou te leveren. Wij verkopen ze niet, gebruiken ze niet voor advertenties en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen. Toegangstokens worden versleuteld opgeslagen en worden verwijderd wanneer je de dienst in LetsBot ontkoppelt of je account verwijdert. Je kunt de toegang van LetsBot ook op elk moment intrekken via je Google-account op myaccount.google.com/permissions.

Het gebruik door LetsBot van informatie die is ontvangen van Google API's, en de overdracht daarvan aan een andere app, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).