Diensten met duur en buffertijd
Elke dienst heeft een eigen duur, buffertijd vooraf en achteraf voor voorbereiding, een kleur in de agenda en de vestiging waar hij wordt uitgevoerd.
Prijs en valuta worden alleen ter informatie getoond
Zakelijke tools · Afspraken boeken
Afspraken geboekt vanuit de chat, zonder overlap
Stuur de klant vrije tijden vanuit de WhatsApp-chat en plan de dag van je team in een agenda die dubbele boekingen weigert.
Nu beschikbaar in je accountIn elke werkruimte, via de zijbalk → Afspraken.
Binnen de livechat
De klant vraagt om een tijdslot en kiest er een in het volgende antwoord
Het klantprofiel heeft een sectie “Afspraken”: de komende afspraken van de klant, een knop om vrije tijden te sturen en direct boeken van een vrij tijdslot.
- Stuur tot 10 vrije tijden; het aanbod blijft 48 uur geldig.
- Op een officieel WhatsApp-nummer komen ze binnen het 24-uursvenster aan als interactieve lijst; op andere kanalen, waaronder via QR gekoppelde nummers, als genummerde tekst.
- De keuze wordt herkend aan een tik in de lijst, de exacte tijdtitel of het nummer ervan, Arabisch-Indische cijfers inbegrepen.
- Verzet of annuleer de afspraak van de klant vanuit hetzelfde profiel, zonder de chat te verlaten.
Vrije tijden gaan uit in één WhatsApp-bericht dat Meta sinds 1 oktober 2026 aan je account factureert. Daarom ziet de medewerker het aantal tijden en een kostenmelding, en bevestigt hij vóór het versturen. Automatisch bevestigen van de keuze van de klant staat standaard uit. Zo verlaag je je WhatsApp-berichtkosten
Een agenda die je diensten, medewerkers en hun werktijden kent
Ideaal voor klinieken, salons, adviesgesprekken, showrooms en elk bedrijf dat op afspraak werkt.
Medewerkers met eigen werktijden
Medewerkers zijn je bestaande dashboardgebruikers, elk met eigen werktijden per week en een eigen tijdzone.
Plus een Google Calendar-synchronisatieschakelaar per persoon
Geen dubbele boekingen
Elke afspraak die overlapt met een andere afspraak van dezelfde medewerker wordt geweigerd, inloopafspraken inbegrepen.
De tijd wordt vóór elke bevestiging opnieuw gecontroleerd
Vrije dagen en feestdagen
Voeg verlof toe voor één medewerker of een feestdag voor de hele werkruimte, en die tijden worden aan niemand meer aangeboden.
Bestaande afspraken worden niet verplaatst; je krijgt er wel een melding van
Vestigingen met adres
Koppel een dienst aan een vestiging en het adres verschijnt bij de afspraak en in bevestigings- en herinneringsberichten.
Naam en adres van de vestiging
Een status en logboek voor elke afspraak
Elke afspraak legt vast waar ze vandaan komt: het dashboard, de livechat of het WhatsApp-antwoord van de klant, plus elke wijziging daarna.
Geboekt · Bevestigd · Geannuleerd · Niet verschenen · Afgerond
In de agenda: wissel tussen dag en week, filter op medewerker, klik op een lege tijd om te boeken en sleep een afspraak om hem te verplaatsen. Op de lijstpagina filter je afspraken op datum, status, medewerker of dienst.
Boekingsregels
Vier regels bepalen welke tijden worden aangeboden
Eén keer ingesteld voor de werkruimte, en elke boeking vanuit het dashboard of de chat volgt ze.
Minimale aankondigingstermijn
Standaard 60 minuten
Er wordt geen tijd aangeboden die eerder begint, zodat niemand een slot boekt dat over vijf minuten start.
Aantal dagen vooruit boekbaar
Standaard 60 dagen · 1 tot 365
Hoe ver vooruit vrije tijden worden aangeboden.
Tijdstappen
standaard elke 30 min · 5 tot 120
Wanneer aangeboden tijden beginnen: 09:00, dan 09:30, dan 10:00.
Buffertijd
vooraf en achteraf, per dienst
Tijd om voor te bereiden of op te ruimen die geen andere afspraak kan innemen.
De werkruimte heeft ook standaard boekingstijden en een tijdzone, en elke medewerker kan eigen werktijden en een eigen tijdzone hebben.
Berichten aan klanten
Bevestigingen en herinneringen staan eerst uit, en jij beslist
Elk bericht dat de klant bereikt, kost geld bij Meta. Daarom wordt er niets verstuurd totdat jij het inschakelt.
| Bericht | Wie ontvangt het | Standaard | Kosten |
|---|---|---|---|
| Boekingsbevestiging | Klant, via WhatsApp | Uit | Kan door Meta worden gefactureerd |
| Melding van verzetten | Klant, via WhatsApp | Uit | Kan door Meta worden gefactureerd |
| Herinnering 24 uur van tevoren | Klant, via WhatsApp | Uit | Kan door Meta worden gefactureerd |
| Herinnering 1 uur van tevoren | Klant, via WhatsApp | Uit | Kan door Meta worden gefactureerd |
| Vrije tijden sturen | Klant, in het gesprek | Handmatig, nadat de medewerker de kosten bevestigt | Kan door Meta worden gefactureerd |
| Melding aan medewerkers bij nieuwe en geannuleerde boekingen | Medewerker, in de LetsBot-app | Aan | Niet gefactureerd door Meta |
Sinds 1 oktober 2026 kan Meta elk WhatsApp-bericht in rekening brengen. Binnen 24 uur na het laatste bericht van de klant gaat er een gewone tekst uit; daarbuiten alleen het goedgekeurde sjabloon dat jij hebt gekozen, en alleen op een officieel WhatsApp-nummer (Cloud API). Anders wordt het bericht overgeslagen en wordt de reden bij de afspraak vastgelegd.
De melding aan medewerkers bij nieuwe en geannuleerde boekingen komt via de LetsBot-app op hun telefoon binnen; die gaat niet via WhatsApp en Meta brengt er niets voor in rekening. Deze staat standaard aan.
Google Calendar
De Google Calendar van elke medewerker blijft synchroon
Koppel Google Calendar onder “Integraties → Agenda’s” en zet daarna de synchronisatie per medewerker aan.
- Bezette tijd in Google wordt niet aan klanten aangeboden.
- Elke nieuwe afspraak maakt een agenda-item aan in hun agenda.
- Verzetten verplaatst het agenda-item; annuleren verwijdert het.
Gebruikt je team al Cal.com of Calendly? Beide integraties vind je ook onder “Integraties → Agenda’s”.
Van de vraag van de klant tot een afspraak in de agenda
-
Diensten en medewerkers toevoegen
Stel per dienst de duur en buffertijd in, wie hem uitvoert, de werktijden en de boekingsregels.
Instellingen verkoop & service → Boekingsinstellingen
-
Vrije tijden sturen
Kies vanuit het klantprofiel in de chat de dienst en medewerker, en stuur tot 10 tijden nadat je de kosten hebt bevestigd.
Livechat → klantprofiel → Afspraken
-
De afspraak vastleggen
De klant antwoordt met een keuze en een medewerker bevestigt die, of de afspraak wordt automatisch geboekt als automatisch bevestigen aan staat. Je kunt ook direct een vrij tijdstip boeken.
Livechat → klantprofiel → Afspraken
-
Plan de dag vanuit de agenda
Bekijk de dag of week van elke medewerker, sleep een afspraak om hem te verplaatsen en markeer hem als afgerond of niet verschenen.
Dashboard → Afspraken
Er is geen openbare boekingspagina of link om zelf te boeken: boekingen komen van je team, of uit het antwoord van de klant op de tijden die je hebt gestuurd. De eigenaar van de werkruimte beheert diensten, medewerkers en boekingsregels. Een vervolgtaak toevoegen na het bezoek
MCP
Boeken vanuit Claude of ChatGPT
De LetsBot MCP-server bevat 6 boekingstools. Je assistent leest de vrije tijden en vraagt om je bevestiging voordat hij boekt of verzet.
list_servicesget_available_slotsbook_appointmentreschedule_appointmentcancel_appointmentlist_appointments
Zakelijke tools van LetsBot
Tools die samenwerken rond elk gesprek
Elke tool verschijnt in het klantprofiel binnen de livechat, zodat een medewerker de deal, taak, ticket en afspraak ziet zonder het gesprek te verlaten.
CRMEén klantdossier, offertes, automatisering en rapporten
Deals & pijplijnEen kanbanbord met bedragen en een prognose
Taken & herinneringenEen taak vanuit elk bericht, met herinnering
Tickets & SLANummers, prioriteiten en responsdoelen
KlanttevredenheidCSAT-, NPS- en CES-enquêtes
Afspraken boekenDiensten, medewerkers en tijdsloten vanuit de chat
Afdelingen & routeringOpeningstijden, roosters en routeringsregels
Veelgestelde vragen
Zit het boeken van afspraken nu in mijn account?
Ja. “Afspraken” staat in de zijbalk van het dashboard van elke werkruimte. De eigenaar van de werkruimte voegt diensten en medewerkers toe in “Boekingsinstellingen” onder “Instellingen voor verkoop & service”, en het team kan direct beginnen met boeken.
Kunnen klanten zelf boeken via een link of een boekingspagina?
Er is geen openbare boekingspagina. Je team boekt vanuit de agenda of vanuit het klantprofiel in de livechat, of stuurt de klant vrije tijden om uit te kiezen door in hetzelfde gesprek te antwoorden.
Betaalt de klant bij het boeken?
Nee. Een dienst kan ter informatie een prijs en valuta tonen, maar LetsBot int geen geld voor een boeking.
Worden herinneringen automatisch naar klanten gestuurd?
Pas als je ze inschakelt. De boekingsbevestiging, de melding bij een verzetting en de herinneringen 24 uur en 1 uur vooraf staan standaard uit, omdat Meta sinds 1 oktober 2026 elk WhatsApp-bericht in rekening kan brengen. Binnen 24 uur na het laatste bericht van de klant gaat er een gewone tekst uit; daarbuiten alleen een goedgekeurd sjabloon dat jij hebt gekozen, op een officieel WhatsApp-nummer.
Hoe worden dubbele boekingen voorkomen?
LetsBot weigert elke afspraak die overlapt met een andere afspraak van dezelfde medewerker, inloopafspraken inbegrepen. Buffertijd voor en na een dienst, vrije dagen en feestdagen worden allemaal meegenomen bij het berekenen van de vrije tijden.
Wat gebeurt er als de klant een van de verstuurde tijden kiest?
Die keuze verschijnt ter bevestiging bij een medewerker. Schakel je “Tijdkeuze van de klant automatisch bevestigen” in, dan wordt de afspraak direct geboekt nadat is gecontroleerd dat de tijd nog vrij is. De keuze wordt herkend aan een tik in de lijst, de exacte tijdtitel of het nummer ervan, ook in Arabisch-Indische cijfers.
Werkt boeken samen met Google Calendar?
Ja, nadat je Google Calendar koppelt onder “Integraties → Agenda’s”. Elke medewerker heeft een synchronisatieschakelaar: bezette tijd in Google wordt niet aan klanten aangeboden, en met synchronisatie aan maakt elke afspraak een agenda-item aan dat meeschuift als de afspraak wordt verzet en verdwijnt als ze wordt geannuleerd.
Kan ik afspraken beheren vanuit Claude of ChatGPT?
Ja. De LetsBot MCP-server bevat 6 boekingstools: diensten tonen, vrije tijden zoeken, boeken, verzetten, annuleren en afspraken tonen. Bij boeken en verzetten wordt eerst om jouw bevestiging gevraagd.
Maak van “heeft u nog plek?” een afspraak in de agenda
Start je gratis proefperiode, koppel een WhatsApp-nummer, voeg je diensten en medewerkers toe en stuur je eerste vrije tijden vanuit de chat.