Een dienst voor elke medewerker
Stel per medewerker de werkdagen en -uren in, zodat er geen chat wordt toegewezen als iemand niet in dienst is.
Plus verlof tot 366 dagen
Zakelijke tools · Afdelingen & routering
Elke chat komt bij de juiste afdeling, en bij een beschikbare medewerker
Afdelingen met openingstijden en kanalen, routeringsregels, diensten en een chatlimiet per medewerker, en een pagina die de werkdruk live laat zien.
Nu beschikbaar in je accountVoor de eigenaar van de werkruimte, via de zijbalk → Team.
Afdelingen
Je team, ingedeeld zoals het echt werkt
Een afdeling is een team dat je aanmaakt op de pagina “Teams”. In “Afdelingen” stel je daarna in wanneer het werkt, welke kanalen het behandelt en hoe de chats worden verdeeld.
- Openingstijden met tijdzone, en tot 100 feestdagen.
- Een interne omschrijving, een publieke naam die klanten zien, en een standaardprioriteit voor de chats van de afdeling.
- Tot 20 vaardigheden per afdeling, zoals een taal of een productlijn.
- Drie toewijzingsmodi: round robin, minste open chats of vaardigheden.
Routeringsregels
Klopt de voorwaarde, dan gaat de chat waar jij hem wilt hebben
Tot 100 regels, elk met tot 10 voorwaarden. Een regel wijst de chat toe aan een afdeling of medewerker, en kan een prioriteit en label instellen.
Beschikbare voorwaarden:
- Kanaal
- Label
- Levenscyclusfase
- Taal
- Trefwoord
- Aangepast veld
- Advertentiebron
Hoe de beslissing valt
Vier controles, altijd in dezelfde volgorde
Chats springen niet zonder reden tussen medewerkers, en klanten raken niet zoek tussen afdelingen.
- De huidige medewerkerHeeft de chat al een medewerker, dan blijft hij bij die medewerker.
- De eerdere afdelingKwam de chat eerder bij een afdeling terecht, dan gaat hij daarheen terug.
- De eerste regel die overeenkomtRegels worden op volgorde gelezen, en de eerste waarvan de voorwaarden overeenkomen, wordt uitgevoerd.
- Je bestaande instellingenKomt geen regel overeen, dan beslissen je huidige toewijzingsinstellingen, ongewijzigd.
Medewerkers die niet in dienst zijn of hun limiet op open chats hebben bereikt, worden overgeslagen. Is er niemand beschikbaar, dan wacht de chat in de wachtrij van de afdeling. Wordt een chat opnieuw toegewezen, dan blijft hij binnen dezelfde afdeling.
Roosters van medewerkers
Geen chats voor medewerkers met verlof, en nooit meer dan ze aankunnen
Diensten, verlof en chatlimieten die de routering leest voordat er een chat wordt toegewezen.
Een limiet op open chats
Bereikt een medewerker de limiet, dan gaat de volgende chat naar een beschikbare collega of wacht hij in de wachtrij van de afdeling.
1 tot 500 chats per medewerker
Een standaardcapaciteit voor de werkruimte
Eén getal dat geldt voor elke medewerker zonder eigen limiet.
Laat het leeg voor geen limiet
Status die de dienst volgt
Optioneel wordt een medewerker “Beschikbaar” als de dienst begint en “Afwezig” als die eindigt.
Een status die de medewerker zelf heeft ingesteld, wordt nooit overschreven
Binnen de livechat
Medewerkers zien de afdeling van de chat en verplaatsen hem met één klik
Vraagt een klant naar iets dat een andere afdeling behandelt, dan draagt de medewerker de chat over in plaats van de klant te vragen opnieuw te schrijven.
- Een afdelingslabel naast de naam van de klant in elke chat.
- “Overdragen aan afdeling” in de kop van de chat.
- Een dienstbadge in de zijbalk, zodat medewerkers weten wanneer hun dienst eindigt.
Kanalen en buiten openingstijden
Eén afdeling voor elk kanaal dat ze behandelt
Kies welke kanalen elke afdeling beantwoordt, en die chats komen daar binnen, ongeacht de bron.
- Messenger
- Telegram
- Websitechat
- SMS
Het bericht buiten openingstijden per afdeling staat standaard uit. Het is een betaald WhatsApp-bericht dat Meta sinds 1 oktober 2026 factureert, dus bij het inschakelen vragen we je de kosten te bevestigen. Het wordt alleen binnen het 24-uursvenster verstuurd, zonder sjabloon, met maximaal 1000 tekens, en niet opnieuw naar dezelfde klant voordat de afkoelperiode voorbij is (standaard 24 uur, 1–168). Zo verlaag je je berichtkosten
Van één team naar goed georganiseerde afdelingen
Vijf stappen voor de eigenaar van de werkruimte.
-
Maak je teams aan
Maak per afdeling één team aan, zoals Verkoop en Support, en voeg je medewerkers eraan toe.
Team → Teams
-
Afdelingen inrichten
Geef elk team zijn openingstijden, feestdagen, kanalen, vaardigheden en toewijzingsmodus.
Team → Afdelingen
-
Schrijf de regels
Bepaal welke chats naar welke afdeling of medewerker gaan, met welke prioriteit en welk label.
Team → Routeringsregels
-
Plan de diensten
Voer per medewerker de dienst, het verlof en de limiet op open chats in.
Team → Roosters medewerkers
-
Routering inschakelen
Als alles klaar is, schakel je “Routing Pro” in: de nieuwe routering start en “Moderators automatisch toewijzen” wordt uitgeschakeld.
Routeringsregels → Routing Pro → Inschakelen
Er verandert niets aan hoe de chats van je team worden toegewezen totdat je “Routing Pro” inschakelt op de pagina Routeringsregels. Zo kun je eerst rustig afdelingen, regels en diensten inrichten. Zodra het aan staat, wordt “Moderators automatisch toewijzen” uitgeschakeld, zodat er maar één systeem draait.
MCP
Vraag Claude of ChatGPT hoe druk je team het heeft
De LetsBot MCP-server bevat 3 routeringstools, zodat je assistent de werkdruk en afdelingen leest en op jouw verzoek een chat aan een afdeling overdraagt.
get_workloadlist_departmentstransfer_to_department
In het dashboard toont de pagina “Actuele werkdruk” de status, dienst en open chats van elke medewerker afgezet tegen diens limiet, plus de wachtrij van elke afdeling. De pagina ververst elke 30 seconden en is alleen-lezen, voor de eigenaar en iedereen met rapportagerechten.
Zakelijke tools van LetsBot
Tools die samenwerken rond elk gesprek
Elke tool verschijnt in het klantprofiel binnen de livechat, zodat een medewerker de deal, taak, ticket en afspraak ziet zonder het gesprek te verlaten.
CRMEén klantdossier, offertes, automatisering en rapporten
Deals & pijplijnEen kanbanbord met bedragen en een prognose
Taken & herinneringenEen taak vanuit elk bericht, met herinnering
Tickets & SLANummers, prioriteiten en responsdoelen
KlanttevredenheidCSAT-, NPS- en CES-enquêtes
Afspraken boekenDiensten, medewerkers en tijdsloten vanuit de chat
Afdelingen & routeringOpeningstijden, roosters en routeringsregels
Veelgestelde vragen
Zijn afdelingen en routering nu beschikbaar in mijn account?
Ja. De eigenaar van de werkruimte vindt ze in de groep “Team” in de zijbalk: “Afdelingen”, “Routeringsregels” en “Roosters medewerkers”. Er verandert niets aan hoe de chats van je team worden toegewezen totdat je “Routing Pro” inschakelt op de pagina Routeringsregels.
Wat is het verschil tussen een team en een afdeling?
Een afdeling is een team dat je eerst aanmaakt op de pagina “Teams”. In “Afdelingen” voeg je daarna een omschrijving toe, een publieke naam, openingstijden met tijdzone, feestdagen, kanalen, een standaardprioriteit, vaardigheden en een toewijzingsmodus.
Hoe wordt een chat binnen een afdeling toegewezen?
Elke afdeling gebruikt een van drie modi: round robin, minste open chats of vaardigheden. Medewerkers die niet in dienst zijn of hun limiet hebben bereikt, worden overgeslagen; is er niemand beschikbaar, dan wacht de chat in de wachtrij van de afdeling.
Wat gebeurt er als geen enkele regel op een chat van toepassing is?
De medewerker die de chat al heeft gaat voor, dan de afdeling waar de chat eerder terechtkwam, dan de eerste regel die overeenkomt. Komt geen regel overeen, dan beslissen je bestaande toewijzingsinstellingen, net als nu.
Kan ik beperken hoeveel chats elke medewerker afhandelt?
Ja. Elke medewerker krijgt in “Roosters medewerkers” een limiet op open chats, van 1 tot 500, en de werkruimte heeft een standaardcapaciteit voor iedereen zonder eigen limiet. Laat het leeg voor geen limiet.
Sturen afdelingen de klant buiten openingstijden een bericht?
Dat kan, maar het staat standaard uit. Een antwoord buiten openingstijden is een betaald WhatsApp-bericht dat Meta factureert, dus bij het inschakelen vragen we je de kosten te bevestigen. Het wordt alleen binnen het 24-uursvenster verstuurd, zonder sjabloon, en niet opnieuw naar dezelfde klant voordat de afkoelperiode voorbij is (standaard 24 uur, 1–168).
Kan een medewerker een chat naar een andere afdeling verplaatsen?
Ja. In de livechat staat de afdeling van het gesprek naast de naam van de klant, met “Overdragen aan afdeling”. Medewerkers zien ook hun dienstbadge in de zijbalk.
Kan ik afdelingen volgen vanuit Claude of ChatGPT?
Ja. De LetsBot MCP-server bevat 3 tools: de actuele werkdruk opvragen, afdelingen tonen en een chat overdragen aan een afdeling.
Routeer chats zoals jouw team werkt
Start je gratis proefperiode, maak je teams aan, richt afdelingen en regels in en schakel de routering in zodra je er klaar voor bent.