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बिज़नेस टूल्स · डिपार्टमेंट और रूटिंग

हर चैट पहुँचती है सही डिपार्टमेंट और किसी उपलब्ध एजेंट तक

घंटों और चैनलों वाले डिपार्टमेंट, रूटिंग नियम, शिफ़्ट और हर एजेंट की चैट सीमा, और एक पेज जो वर्कलोड को रियल टाइम में दिखाता है।

अपना फ़्री ट्रायल शुरू करें यह कैसे काम करता है

अभी आपके अकाउंट में उपलब्धवर्कस्पेस के मालिक के लिए, साइडबार → टीम से।

विभाग

आपकी टीम, ठीक वैसे बँटी जैसे वह असल में काम करती है

डिपार्टमेंट वह टीम है जिसे आप “टीमें” पेज पर बनाते हैं। फिर “डिपार्टमेंट” में आप तय करते हैं कि वह कब काम करती है, कौन-से चैनल लेती है, और उसकी चैट कैसे बाँटी जाती हैं।

  • टाइमज़ोन के साथ कामकाजी घंटे, और 100 तक छुट्टियाँ।
  • एक आंतरिक विवरण, ग्राहकों को दिखने वाला पब्लिक नाम, और डिपार्टमेंट की चैट के लिए डिफ़ॉल्ट प्राथमिकता।
  • हर डिपार्टमेंट में 20 तक स्किल्स, जैसे कोई भाषा या प्रोडक्ट लाइन।
  • तीन असाइनमेंट मोड: बारी-बारी से (round robin), सबसे कम खुली चैट, या स्किल्स।

रूटिंग नियम

शर्त मेल खाते ही चैट वहीं जाती है जहाँ आप चाहते हैं

100 तक नियम, हर एक में 10 तक शर्तें। नियम चैट को किसी डिपार्टमेंट या एजेंट को असाइन करता है, और प्राथमिकता व लेबल भी सेट कर सकता है।

उपलब्ध शर्तें:

  • चैनल
  • लेबल
  • लाइफ़साइकल स्टेज
  • भाषा
  • कीवर्ड
  • कस्टम फ़ील्ड
  • विज्ञापन स्रोत

फ़ैसला कैसे होता है

चार जाँचें, हमेशा एक ही क्रम में

चैट बिना वजह एक एजेंट से दूसरे के पास नहीं भटकतीं, और ग्राहक डिपार्टमेंटों के बीच खोते नहीं।

  1. मौजूदा एजेंटअगर चैट पर पहले से कोई एजेंट है, तो चैट उसी के पास रहती है।
  2. पिछला डिपार्टमेंटअगर चैट पहले किसी डिपार्टमेंट में पहुँची थी, तो वह वहीं वापस जाती है।
  3. मेल खाने वाला पहला नियमनियम क्रम से पढ़े जाते हैं, और जिसकी शर्तें सबसे पहले मेल खाती हैं वही लागू होता है।
  4. आपकी मौजूदा सेटिंग्सअगर कोई नियम मेल नहीं खाता, तो आपकी मौजूदा असाइनमेंट सेटिंग्स बिना बदलाव के तय करती हैं।

जो एजेंट शिफ़्ट पर नहीं हैं या अपनी खुली चैट की सीमा पर हैं, उन्हें छोड़ दिया जाता है। अगर कोई उपलब्ध नहीं है, तो चैट डिपार्टमेंट की कतार में इंतज़ार करती है। जब चैट दोबारा असाइन होती है, तो वह उसी डिपार्टमेंट के अंदर रहती है।

एजेंट शेड्यूल

छुट्टी पर गए एजेंट्स को कोई चैट नहीं, और किसी को उसकी क्षमता से ज़्यादा नहीं

शिफ़्ट, छुट्टियाँ और चैट सीमाएँ, जिन्हें रूटिंग किसी भी चैट को असाइन करने से पहले पढ़ती है।

हर एजेंट के लिए एक शिफ़्ट

हर एजेंट के कामकाजी दिन और घंटे सेट करें, ताकि शिफ़्ट से बाहर रहने पर उन्हें कोई चैट असाइन न हो।

साथ में 366 दिनों तक की छुट्टी

खुली चैट की सीमा

जब कोई एजेंट सीमा पर पहुँच जाता है, तो अगली चैट किसी उपलब्ध सहकर्मी के पास जाती है या डिपार्टमेंट की कतार में इंतज़ार करती है।

हर एजेंट के लिए 1 से 500 चैट

वर्कस्पेस की डिफ़ॉल्ट क्षमता

एक ही संख्या, जो उन सभी एजेंट्स पर लागू होती है जिनकी अपनी सीमा नहीं है।

कोई सीमा न रखनी हो तो ख़ाली छोड़ दें

शिफ़्ट के साथ बदलने वाला स्टेटस

चाहें तो, शिफ़्ट शुरू होने पर एजेंट “उपलब्ध” और ख़त्म होने पर “दूर” हो जाता है।

एजेंट द्वारा ख़ुद सेट किया गया स्टेटस कभी नहीं बदला जाता

लाइव चैट के अंदर

एजेंट्स चैट का डिपार्टमेंट देखते हैं, और एक क्लिक में उसे आगे भेजते हैं

अगर ग्राहक किसी ऐसी चीज़ के बारे में पूछे जो कोई दूसरा डिपार्टमेंट संभालता है, तो एजेंट ग्राहक से दोबारा लिखने को कहने के बजाय चैट ट्रांसफ़र कर देता है।

  • हर चैट में ग्राहक के नाम के बगल में डिपार्टमेंट चिप।
  • चैट हेडर से “डिपार्टमेंट में ट्रांसफ़र करें”।
  • साइड रेल में शिफ़्ट बैज, ताकि एजेंट्स को पता रहे कि उनकी शिफ़्ट कब ख़त्म होगी।

चैनल और कामकाजी घंटों के बाहर

हर डिपार्टमेंट उन्हीं चैनलों के लिए जो वह संभालता है

चुनें कि हर डिपार्टमेंट किन चैनलों पर जवाब देता है, और उनकी चैट, स्रोत चाहे जो हो, उसी तक पहुँचती है।

  • WhatsApp
  • Messenger
  • Instagram
  • Telegram
  • वेबसाइट चैट
  • ई-मेल
  • SMS

हर डिपार्टमेंट का कामकाजी घंटों के बाहर का मैसेज डिफ़ॉल्ट रूप से बंद है। 1 अक्टूबर 2026 से यह एक पेड WhatsApp मैसेज है जिसका शुल्क Meta लेता है, इसलिए इसे चालू करते समय आपसे लागत कन्फ़र्म करवाई जाती है। यह सिर्फ़ 24 घंटे की विंडो के अंदर, बिना टेम्पलेट के, 1000 कैरेक्टर तक भेजा जाता है, और कूलडाउन ख़त्म होने से पहले (डिफ़ॉल्ट 24 घंटे, 1–168) उसी ग्राहक को दोबारा नहीं। मैसेज की लागत कैसे कम करें

एक टीम से व्यवस्थित डिपार्टमेंट तक

वर्कस्पेस के मालिक के लिए पाँच कदम।

  1. अपनी टीमें बनाएँ

    हर डिपार्टमेंट के लिए एक टीम बनाएँ, जैसे सेल्स और सपोर्ट, और उसमें अपने एजेंट जोड़ें।

    टीम → टीमें

  2. डिपार्टमेंट सेट करें

    हर टीम को उसके कामकाजी घंटे, छुट्टियाँ, चैनल, स्किल्स और असाइनमेंट मोड दें।

    टीम → डिपार्टमेंट

  3. नियम लिखें

    तय करें कि कौन-सी चैट किस डिपार्टमेंट या एजेंट के पास, किस प्राथमिकता और लेबल के साथ जाए।

    टीम → रूटिंग नियम

  4. शिफ़्ट प्लान करें

    हर एजेंट की शिफ़्ट, छुट्टी और खुली चैट की सीमा डालें।

    टीम → एजेंट शेड्यूल

  5. रूटिंग चालू करें

    सब तैयार होने पर “Routing Pro” चालू करें: नई रूटिंग शुरू हो जाती है और “मॉडरेटर्स को ऑटो-असाइन करें” बंद हो जाता है।

    रूटिंग नियम → Routing Pro → चालू करें

जब तक आप रूटिंग नियम पेज पर “Routing Pro” चालू नहीं करते, आपकी टीम की चैट असाइन होने के तरीक़े में कुछ नहीं बदलता, इसलिए आप पहले आराम से डिपार्टमेंट, नियम और शिफ़्ट सेट कर सकते हैं। इसके चालू होते ही “मॉडरेटर्स को ऑटो-असाइन करें” बंद हो जाता है, ताकि एक ही सिस्टम चले।

MCP

Claude या ChatGPT से पूछें कि आपकी टीम कितनी व्यस्त है

LetsBot MCP सर्वर में 3 रूटिंग टूल हैं, ताकि आपका असिस्टेंट वर्कलोड और डिपार्टमेंट पढ़ सके, और आपके कहने पर किसी चैट को डिपार्टमेंट में ट्रांसफ़र कर सके।

  • get_workload
  • list_departments
  • transfer_to_department

डैशबोर्ड में “लाइव वर्कलोड” पेज हर एजेंट का स्टेटस, शिफ़्ट और सीमा के मुक़ाबले खुली चैट दिखाता है, साथ ही हर डिपार्टमेंट की कतार। यह हर 30 सेकंड में रिफ़्रेश होता है और सिर्फ़ देखने के लिए है — मालिक और रिपोर्ट की अनुमति वाले हर व्यक्ति के लिए।

सभी MCP टूल   Claude कनेक्टर

LetsBot बिज़नेस टूल

हर बातचीत के इर्द-गिर्द मिलकर काम करने वाले टूल

हर टूल लाइव चैट के अंदर ग्राहक प्रोफ़ाइल में दिखता है, ताकि एजेंट बातचीत छोड़े बिना डील, टास्क, टिकट और अपॉइंटमेंट देख सके।

CRMएक ग्राहक रिकॉर्ड, कोटेशन, ऑटोमेशन और रिपोर्ट डील्स और पाइपलाइनरकम और फ़ोरकास्ट के साथ एक Kanban बोर्ड टास्क और रिमाइंडरकिसी भी मैसेज से रिमाइंडर के साथ टास्क टिकट और SLAनंबर, प्राथमिकताएँ और रिस्पॉन्स टारगेट ग्राहक संतुष्टिCSAT, NPS और CES सर्वे अपॉइंटमेंट बुकिंगचैट से ही सेवाएँ, स्टाफ़ और टाइम स्लॉट डिपार्टमेंट और रूटिंगकामकाजी घंटे, शिफ़्ट और रूटिंग नियम

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या डिपार्टमेंट और रूटिंग अभी मेरे अकाउंट में उपलब्ध हैं?
हाँ। वर्कस्पेस का मालिक इन्हें साइडबार के “टीम” ग्रुप में पाता है: “डिपार्टमेंट”, “रूटिंग नियम” और “एजेंट शेड्यूल”। जब तक आप रूटिंग नियम पेज पर “Routing Pro” चालू नहीं करते, आपकी टीम की चैट असाइन होने के तरीक़े में कुछ नहीं बदलता।
टीम और डिपार्टमेंट में क्या अंतर है?
डिपार्टमेंट वह टीम है जिसे आप पहले “टीमें” पेज पर बनाते हैं। फिर “डिपार्टमेंट” में आप विवरण, पब्लिक नाम, टाइमज़ोन के साथ कामकाजी घंटे, छुट्टियाँ, चैनल, डिफ़ॉल्ट प्राथमिकता, स्किल्स और असाइनमेंट मोड जोड़ते हैं।
डिपार्टमेंट के अंदर चैट कैसे असाइन होती है?
हर डिपार्टमेंट तीन में से एक मोड इस्तेमाल करता है: बारी-बारी से (round robin), सबसे कम खुली चैट, या स्किल्स। जो एजेंट शिफ़्ट पर नहीं हैं या अपनी सीमा पर हैं, उन्हें छोड़ दिया जाता है; अगर कोई उपलब्ध नहीं है, तो चैट डिपार्टमेंट की कतार में इंतज़ार करती है।
अगर कोई नियम किसी चैट से मेल न खाए तो क्या होता है?
पहले चैट पर पहले से मौजूद एजेंट, फिर वह डिपार्टमेंट जहाँ चैट पहले पहुँची थी, फिर मेल खाने वाला पहला नियम। अगर कोई नियम मेल नहीं खाता, तो आपकी मौजूदा असाइनमेंट सेटिंग्स तय करती हैं, जैसे आज करती हैं।
क्या मैं तय कर सकता हूँ कि हर एजेंट कितनी चैट संभाले?
हाँ। “एजेंट शेड्यूल” में हर एजेंट को 1 से 500 तक खुली चैट की सीमा मिलती है, और जिनकी अपनी सीमा नहीं है उनके लिए वर्कस्पेस की एक डिफ़ॉल्ट क्षमता होती है। कोई सीमा न रखनी हो तो इसे ख़ाली छोड़ दें।
क्या डिपार्टमेंट कामकाजी घंटों के बाहर ग्राहक को मैसेज भेजते हैं?
भेज सकते हैं, लेकिन यह डिफ़ॉल्ट रूप से बंद है। कामकाजी घंटों के बाहर का जवाब एक पेड WhatsApp मैसेज है जिसका शुल्क Meta लेता है, इसलिए इसे चालू करते समय आपसे लागत कन्फ़र्म करवाई जाती है। यह सिर्फ़ 24 घंटे की विंडो के अंदर, बिना टेम्पलेट के भेजा जाता है, और कूलडाउन ख़त्म होने से पहले (डिफ़ॉल्ट 24 घंटे, 1–168) उसी ग्राहक को दोबारा नहीं।
क्या एजेंट किसी चैट को दूसरे डिपार्टमेंट में भेज सकता है?
हाँ। लाइव चैट में बातचीत का डिपार्टमेंट ग्राहक के नाम के बगल में दिखता है, साथ में “डिपार्टमेंट में ट्रांसफ़र करें”। एजेंट्स साइड रेल में अपना शिफ़्ट बैज भी देखते हैं।
क्या मैं Claude या ChatGPT से डिपार्टमेंट पर नज़र रख सकता हूँ?
हाँ। LetsBot MCP सर्वर में 3 टूल हैं: लाइव वर्कलोड देखना, डिपार्टमेंट की सूची, और किसी चैट को डिपार्टमेंट में ट्रांसफ़र करना।

चैट को वैसे रूट करें जैसे आपकी टीम काम करती है

अपना फ़्री ट्रायल शुरू करें, अपनी टीमें बनाएँ, डिपार्टमेंट और नियम सेट करें, फिर तैयार होने पर रूटिंग चालू करें।

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