প্রত্যেক এজেন্টের জন্য একটি শিফট
প্রত্যেক এজেন্টের কর্মদিবস ও কর্মঘণ্টা সেট করুন, যাতে শিফটের বাইরে থাকা অবস্থায় কোনো চ্যাট তাদের অ্যাসাইন না হয়।
সাথে সর্বোচ্চ 366 দিনের ছুটি
বিজনেস টুলস · ডিপার্টমেন্ট ও রাউটিং
প্রতিটি চ্যাট পৌঁছায় সঠিক ডিপার্টমেন্টে, এবং একজন উপলব্ধ এজেন্টের কাছে
কর্মঘণ্টা ও চ্যানেলসহ ডিপার্টমেন্ট, রাউটিং রুল, শিফট ও প্রতি এজেন্টের চ্যাট সীমা, আর একটি পেজ যা রিয়েল টাইমে ওয়ার্কলোড দেখায়।
এখনই আপনার অ্যাকাউন্টেওয়ার্কস্পেসের মালিকের জন্য, সাইডবার → টিম থেকে।
বিভাগ
আপনার টিম, ঠিক যেভাবে বাস্তবে কাজ করে সেভাবে ভাগ করা
ডিপার্টমেন্ট হলো “টিম” পেজে তৈরি করা একটি টিম। তারপর “ডিপার্টমেন্ট”-এ ঠিক করেন এটি কখন কাজ করে, কোন চ্যানেল নেয় এবং এর চ্যাটগুলো কীভাবে ভাগ হয়।
- টাইমজোনসহ কর্মঘণ্টা, এবং সর্বোচ্চ 100টি ছুটির দিন।
- একটি অভ্যন্তরীণ বিবরণ, গ্রাহকরা দেখেন এমন একটি পাবলিক নাম, এবং ডিপার্টমেন্টের চ্যাটের জন্য একটি ডিফল্ট অগ্রাধিকার।
- প্রতি ডিপার্টমেন্টে সর্বোচ্চ 20টি দক্ষতা, যেমন একটি ভাষা বা একটি প্রোডাক্ট লাইন।
- তিনটি অ্যাসাইনমেন্ট মোড: রাউন্ড রবিন, সবচেয়ে কম খোলা চ্যাট, অথবা দক্ষতা।
রাউটিং নিয়ম
শর্ত মিললে, চ্যাট যায় আপনি যেখানে চান
সর্বোচ্চ 100টি রুল, প্রতিটিতে সর্বোচ্চ 10টি শর্ত। একটি রুল চ্যাটকে একটি ডিপার্টমেন্ট বা এজেন্টের কাছে অ্যাসাইন করে, এবং অগ্রাধিকার ও লেবেল সেট করতে পারে।
উপলব্ধ শর্ত:
- চ্যানেল
- লেবেল
- লাইফসাইকেল স্টেজ
- ভাষা
- কীওয়ার্ড
- কাস্টম ফিল্ড
- বিজ্ঞাপনের উৎস
সিদ্ধান্ত কীভাবে নেওয়া হয়
চারটি যাচাই, সবসময় একই ক্রমে
চ্যাট অকারণে এক এজেন্ট থেকে আরেক এজেন্টে লাফায় না, আর গ্রাহকরা ডিপার্টমেন্টের মাঝে হারিয়ে যান না।
- বর্তমান এজেন্টচ্যাটে আগে থেকেই এজেন্ট থাকলে, চ্যাট তার কাছেই থাকে।
- আগের ডিপার্টমেন্টচ্যাটটি আগে কোনো ডিপার্টমেন্টে পৌঁছে থাকলে, সেখানেই ফিরে যায়।
- প্রথম মিলে যাওয়া রুলরুলগুলো ক্রমানুসারে পড়া হয়, এবং যার শর্ত প্রথমে মেলে সেটিই চলে।
- আপনার বিদ্যমান সেটিংসকোনো রুল না মিললে, আপনার বর্তমান অ্যাসাইনমেন্ট সেটিংস অপরিবর্তিতভাবে সিদ্ধান্ত নেয়।
শিফটের বাইরে থাকা বা খোলা চ্যাটের সীমায় পৌঁছানো এজেন্টদের বাদ দেওয়া হয়। কেউ উপলব্ধ না থাকলে চ্যাটটি ডিপার্টমেন্টের কিউতে অপেক্ষা করে। কোনো চ্যাট পুনরায় অ্যাসাইন হলে তা একই ডিপার্টমেন্টের ভেতরেই থাকে।
এজেন্টের সময়সূচি
ছুটিতে থাকা এজেন্টদের কোনো চ্যাট নয়, আর সামলাতে পারার চেয়ে বেশিও নয়
শিফট, ছুটি ও চ্যাট সীমা — কোনো চ্যাট অ্যাসাইন করার আগে রাউটিং এগুলো দেখে নেয়।
খোলা চ্যাটের সীমা
একজন এজেন্ট সীমায় পৌঁছালে, পরের চ্যাটটি একজন উপলব্ধ সহকর্মীর কাছে যায় অথবা ডিপার্টমেন্টের কিউতে অপেক্ষা করে।
প্রতি এজেন্ট 1 থেকে 500টি চ্যাট
ওয়ার্কস্পেসের ডিফল্ট ক্যাপাসিটি
একটি সংখ্যা, যা নিজস্ব সীমা নেই এমন প্রত্যেক এজেন্টের উপর প্রযোজ্য।
কোনো সীমা না চাইলে খালি রাখুন
শিফট অনুযায়ী স্ট্যাটাস
চাইলে শিফট শুরু হলে এজেন্ট “উপলব্ধ” এবং শেষ হলে “দূরে” হয়ে যান।
এজেন্টের নিজে সেট করা স্ট্যাটাস কখনও বদলানো হয় না
লাইভ চ্যাটের ভেতরে
এজেন্টরা চ্যাটের ডিপার্টমেন্ট দেখেন, এবং এক ক্লিকে সরিয়ে দেন
গ্রাহক যদি অন্য ডিপার্টমেন্টের বিষয়ে জানতে চান, এজেন্ট গ্রাহককে আবার লিখতে না বলে চ্যাটটি ট্রান্সফার করে দেন।
- প্রতিটি চ্যাটে গ্রাহকের নামের পাশে একটি ডিপার্টমেন্ট চিপ।
- চ্যাটের হেডার থেকে “ডিপার্টমেন্টে ট্রান্সফার করুন”।
- সাইড রেইলে একটি শিফট ব্যাজ, যাতে এজেন্টরা জানেন তাদের শিফট কখন শেষ।
চ্যানেল ও কর্মঘণ্টার বাইরে
প্রতিটি চ্যানেলের জন্য একটি ডিপার্টমেন্ট
প্রতিটি ডিপার্টমেন্ট কোন চ্যানেলের উত্তর দেবে তা বেছে নিন — উৎস যা-ই হোক, সেই চ্যাটগুলো তার কাছেই পৌঁছায়।
- Messenger
- Telegram
- ওয়েবসাইট চ্যাট
- ইমেইল
- SMS
প্রতি ডিপার্টমেন্টের কর্মঘণ্টার বাইরের মেসেজ ডিফল্টভাবে বন্ধ। এটি একটি পেইড WhatsApp মেসেজ, যার জন্য 1 অক্টোবর 2026 থেকে Meta চার্জ করে, তাই চালু করার সময় আপনাকে খরচ কনফার্ম করতে বলা হয়। এটি শুধু 24 ঘণ্টার উইন্ডোর মধ্যে, টেমপ্লেট ছাড়া, সর্বোচ্চ 1000 অক্ষরে পাঠানো হয়, এবং কুলডাউন শেষ না হওয়া পর্যন্ত (ডিফল্টভাবে 24 ঘণ্টা, 1–168) একই গ্রাহককে আবার পাঠানো হয় না। মেসেজের খরচ কীভাবে কমাবেন
একটি টিম থেকে সুসংগঠিত ডিপার্টমেন্ট
ওয়ার্কস্পেসের মালিকের জন্য পাঁচটি ধাপ।
-
আপনার টিম তৈরি করুন
প্রতিটি ডিপার্টমেন্টের জন্য একটি টিম তৈরি করুন, যেমন সেলস ও সাপোর্ট, এবং তাতে আপনার এজেন্টদের যোগ করুন।
টিম → টিমসমূহ
-
ডিপার্টমেন্ট সেট আপ করুন
প্রতিটি টিমকে তার কর্মঘণ্টা, ছুটির দিন, চ্যানেল, দক্ষতা ও অ্যাসাইনমেন্ট মোড দিন।
টিম → ডিপার্টমেন্ট
-
রুল লিখুন
কোন চ্যাট কোন ডিপার্টমেন্ট বা এজেন্টের কাছে যাবে, কী অগ্রাধিকার ও লেবেলসহ — তা ঠিক করুন।
টিম → রাউটিং রুল
-
শিফট পরিকল্পনা করুন
প্রত্যেক এজেন্টের শিফট, ছুটি ও খোলা চ্যাটের সীমা দিন।
টিম → এজেন্ট শিডিউল
-
রাউটিং চালু করুন
সবকিছু প্রস্তুত হলে “Routing Pro” চালু করুন: নতুন রাউটিং শুরু হয় এবং “মডারেটর অটো-অ্যাসাইন” বন্ধ হয়ে যায়।
রাউটিং রুল → Routing Pro → চালু করুন
রাউটিং রুল পেজে “Routing Pro” চালু না করা পর্যন্ত আপনার টিমের চ্যাট অ্যাসাইন হওয়ার পদ্ধতিতে কিছুই বদলায় না, তাই আগে নিশ্চিন্তে ডিপার্টমেন্ট, রুল ও শিফট সেট আপ করতে পারেন। চালু হলে “মডারেটর অটো-অ্যাসাইন” বন্ধ হয়ে যায়, যাতে শুধু একটি সিস্টেম চলে।
MCP
আপনার টিম কতটা ব্যস্ত, Claude বা ChatGPT-কে জিজ্ঞেস করুন
LetsBot MCP সার্ভারে 3টি রাউটিং টুল আছে, তাই আপনার অ্যাসিস্ট্যান্ট ওয়ার্কলোড ও ডিপার্টমেন্ট পড়ে, এবং আপনি বললে কোনো চ্যাট একটি ডিপার্টমেন্টে ট্রান্সফার করে।
get_workloadlist_departmentstransfer_to_department
ড্যাশবোর্ডে “লাইভ ওয়ার্কলোড” পেজ প্রত্যেক এজেন্টের স্ট্যাটাস, শিফট ও সীমার বিপরীতে খোলা চ্যাট, এবং প্রতিটি ডিপার্টমেন্টের কিউ দেখায়। এটি প্রতি 30 সেকেন্ডে রিফ্রেশ হয় এবং শুধু দেখার জন্য — মালিক ও রিপোর্ট দেখার অনুমতিপ্রাপ্ত যে কারও জন্য।
LetsBot বিজনেস টুলস
প্রতিটি কথোপকথন ঘিরে একসঙ্গে কাজ করা টুলস
প্রতিটি টুল লাইভ চ্যাটের ভেতরে গ্রাহক প্রোফাইলে দেখা যায়, তাই কথোপকথন না ছেড়েই একজন এজেন্ট ডিল, টাস্ক, টিকিট ও অ্যাপয়েন্টমেন্ট দেখতে পান।
CRMএক গ্রাহক রেকর্ড, কোটেশন, অটোমেশন ও রিপোর্ট
ডিল ও পাইপলাইনপরিমাণ ও ফোরকাস্টসহ একটি Kanban বোর্ড
টাস্ক ও রিমাইন্ডারযেকোনো মেসেজ থেকে টাস্ক, রিমাইন্ডারসহ
টিকিট ও SLAনম্বর, অগ্রাধিকার ও রেসপন্স টার্গেট
গ্রাহক সন্তুষ্টিCSAT, NPS ও CES সার্ভে
অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুকিংচ্যাট থেকেই সার্ভিস, স্টাফ ও সময়
ডিপার্টমেন্ট ও রাউটিংসময়সূচি, শিফট ও রাউটিং নিয়ম
সচরাচর জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
ডিপার্টমেন্ট ও রাউটিং কি এখনই আমার অ্যাকাউন্টে আছে?
হ্যাঁ। ওয়ার্কস্পেসের মালিক সাইডবারের “টিম” গ্রুপে এগুলো পাবেন: “ডিপার্টমেন্ট”, “রাউটিং রুল” এবং “এজেন্ট শিডিউল”। রাউটিং রুল পেজে “Routing Pro” চালু না করা পর্যন্ত আপনার টিমের চ্যাট অ্যাসাইন হওয়ার পদ্ধতিতে কিছুই বদলায় না।
টিম ও ডিপার্টমেন্টের মধ্যে পার্থক্য কী?
ডিপার্টমেন্ট হলো এমন একটি টিম যা আপনি প্রথমে “টিম” পেজে তৈরি করেন। তারপর “ডিপার্টমেন্ট”-এ একটি বিবরণ, পাবলিক নাম, টাইমজোনসহ কর্মঘণ্টা, ছুটির দিন, চ্যানেল, ডিফল্ট অগ্রাধিকার, দক্ষতা এবং অ্যাসাইনমেন্ট মোড যোগ করেন।
ডিপার্টমেন্টের ভেতরে চ্যাট কীভাবে অ্যাসাইন হয়?
প্রতিটি ডিপার্টমেন্ট তিনটি মোডের একটি ব্যবহার করে: রাউন্ড রবিন, সবচেয়ে কম খোলা চ্যাট, অথবা দক্ষতা। শিফটের বাইরে থাকা বা সীমায় পৌঁছে যাওয়া এজেন্টদের বাদ দেওয়া হয়; কেউ উপলব্ধ না থাকলে চ্যাটটি ডিপার্টমেন্টের কিউতে অপেক্ষা করে।
কোনো রুল চ্যাটের সাথে না মিললে কী হয়?
প্রথমে আসে চ্যাটে আগে থেকে থাকা এজেন্ট, তারপর আগে যে ডিপার্টমেন্টে পৌঁছেছিল সেটি, তারপর প্রথম মিলে যাওয়া রুল। কোনো রুল না মিললে, আজকের মতোই আপনার বিদ্যমান অ্যাসাইনমেন্ট সেটিংস সিদ্ধান্ত নেয়।
প্রত্যেক এজেন্ট কতগুলো চ্যাট সামলাবেন তার সীমা কি ঠিক করা যায়?
হ্যাঁ। “এজেন্ট শিডিউল”-এ প্রত্যেক এজেন্টের খোলা চ্যাটের সীমা 1 থেকে 500 পর্যন্ত দেওয়া যায়, আর যাদের নিজস্ব সীমা নেই তাদের জন্য ওয়ার্কস্পেসে একটি ডিফল্ট ক্যাপাসিটি থাকে। কোনো সীমা না চাইলে খালি রাখুন।
কর্মঘণ্টার বাইরে কি ডিপার্টমেন্ট গ্রাহককে মেসেজ পাঠায়?
পাঠাতে পারে, তবে এটি ডিফল্টভাবে বন্ধ। কর্মঘণ্টার বাইরের রিপ্লাই একটি পেইড WhatsApp মেসেজ, যার জন্য Meta চার্জ করে, তাই চালু করার সময় আপনাকে খরচ কনফার্ম করতে বলা হয়। এটি শুধু 24 ঘণ্টার উইন্ডোর মধ্যে, টেমপ্লেট ছাড়া পাঠানো হয়, এবং কুলডাউন শেষ না হওয়া পর্যন্ত (ডিফল্টভাবে 24 ঘণ্টা, 1–168) একই গ্রাহককে আবার পাঠানো হয় না।
একজন এজেন্ট কি চ্যাট অন্য ডিপার্টমেন্টে সরাতে পারেন?
হ্যাঁ। লাইভ চ্যাটে কথোপকথনের ডিপার্টমেন্ট গ্রাহকের নামের পাশে দেখা যায়, সাথে “ডিপার্টমেন্টে ট্রান্সফার করুন”। এজেন্টরা সাইড রেইলে তাদের শিফট ব্যাজও দেখতে পান।
Claude বা ChatGPT থেকে কি ডিপার্টমেন্টগুলো ফলো করা যায়?
হ্যাঁ। LetsBot MCP সার্ভারে 3টি টুল আছে: লাইভ ওয়ার্কলোড দেখা, ডিপার্টমেন্টের তালিকা এবং কোনো চ্যাট একটি ডিপার্টমেন্টে ট্রান্সফার করা।
আপনার টিম যেভাবে কাজ করে, সেভাবেই চ্যাট রাউট করুন
আপনার ফ্রি ট্রায়াল শুরু করুন, আপনার টিম তৈরি করুন, ডিপার্টমেন্ট ও রুল সেট আপ করুন, তারপর প্রস্তুত হলে রাউটিং চালু করুন।