Ett skift för varje agent
Ange varje agents arbetsdagar och arbetstider, så att ingen chatt tilldelas dem när de inte är i tjänst.
Plus ledighet på upp till 366 dagar
Affärsverktyg · Avdelningar och routing
Varje chatt når rätt avdelning och en tillgänglig agent
Avdelningar med öppettider och kanaler, routingregler, skift och en chattgräns per agent – och en sida som visar arbetsbelastningen i realtid.
Finns i ditt konto nuFör arbetsytans ägare, via sidomenyn → Team.
Avdelningar
Ditt team, uppdelat så som det faktiskt arbetar
En avdelning är ett team som du skapar på sidan ”Team”. Under ”Avdelningar” anger du sedan när den arbetar, vilka kanaler den tar emot och hur dess chattar fördelas.
- Öppettider med tidszon och upp till 100 helgdagar.
- En intern beskrivning, ett publikt namn som kunderna ser och en standardprioritet för avdelningens chattar.
- Upp till 20 kompetenser per avdelning, till exempel ett språk eller en produktlinje.
- Tre tilldelningslägen: turordning (round robin), minst antal öppna chattar eller kompetenser.
Routningsregler
När villkoret matchar går chatten dit du vill
Upp till 100 regler, var och en med upp till 10 villkor. En regel tilldelar chatten till en avdelning eller en agent och kan sätta prioritet och etikett.
Tillgängliga villkor:
- Kanal
- Etikett
- Livscykelstadium
- Språk
- Nyckelord
- Anpassat fält
- Annonskälla
Så fattas beslutet
Fyra kontroller, alltid i samma ordning
Chattar hoppar inte mellan agenter utan anledning, och kunder försvinner inte mellan avdelningar.
- Nuvarande agentOm chatten redan har en agent stannar den hos hen.
- Tidigare avdelningOm chatten har nått en avdelning tidigare går den tillbaka dit.
- Första matchande regelReglerna läses i ordning, och den första vars villkor matchar körs.
- Dina befintliga inställningarOm ingen regel matchar avgör dina nuvarande tilldelningsinställningar, oförändrade.
Agenter som inte är i tjänst eller har nått sin gräns för öppna chattar hoppas över. Om ingen är tillgänglig väntar chatten i avdelningens kö. När en chatt tilldelas på nytt stannar den inom samma avdelning.
Agentscheman
Inga chattar till agenter som är lediga, och aldrig fler än de hinner med
Skift, ledighet och chattgränser som routingen läser av innan den tilldelar en chatt.
En gräns för öppna chattar
När en agent når gränsen går nästa chatt till en tillgänglig kollega eller väntar i avdelningens kö.
1 till 500 chattar per agent
Standardkapacitet för arbetsytan
Ett tal som gäller för alla agenter som saknar egen gräns.
Lämna tomt för ingen gräns
Status som följer skiftet
Om du vill kan en agent bli ”Tillgänglig” när skiftet börjar och ”Borta” när det slutar.
En status som agenten själv har satt skrivs aldrig över
Direkt i livechatten
Agenterna ser chattens avdelning och flyttar den med ett klick
Om en kund frågar om något som en annan avdelning hanterar överför agenten chatten i stället för att be kunden skriva in igen.
- En avdelningsetikett bredvid kundens namn i varje chatt.
- ”Överför till avdelning” från chattens sidhuvud.
- En skiftbricka i sidofältet, så att agenterna vet när deras skift slutar.
Kanaler och utanför öppettider
En avdelning för varje kanal den tar emot
Välj vilka kanaler varje avdelning svarar i, så når chattarna den oavsett källa.
- Messenger
- Telegram
- Webbchatt
- E-post
- SMS
Meddelandet utanför öppettider per avdelning är avstängt som standard. Det är ett betalt WhatsApp-meddelande som debiteras av Meta sedan 1 oktober 2026, så när du slår på det får du bekräfta kostnaden. Det skickas bara inom 24-timmarsfönstret, utan mall, med upp till 1000 tecken, och inte igen till samma kund förrän spärrtiden har löpt ut (24 timmar som standard, 1–168). Så sänker du meddelandekostnaderna
Från ett enda team till organiserade avdelningar
Fem steg för arbetsytans ägare.
-
Skapa dina team
Skapa ett team per avdelning, till exempel Sälj och Support, och lägg till dina agenter i det.
Team → Team
-
Ställ in avdelningar
Ge varje team dess öppettider, helgdagar, kanaler, kompetenser och tilldelningsläge.
Team → Avdelningar
-
Skriv reglerna
Bestäm vilka chattar som går till vilken avdelning eller agent, och med vilken prioritet och etikett.
Team → Routingregler
-
Planera skiften
Ange varje agents skift, ledighet och gräns för öppna chattar.
Team → Agentscheman
-
Slå på routingen
När allt är klart slår du på ”Routing Pro”: den nya routingen startar och ”Tilldela moderatorer automatiskt” stängs av.
Routingregler → Routing Pro → Slå på
Inget ändras i hur ditt teams chattar tilldelas förrän du slår på ”Routing Pro” på sidan Routingregler, så du kan i lugn och ro ställa in avdelningar, regler och skift först. När det är påslaget stängs ”Tilldela moderatorer automatiskt” av, så att bara ett system är igång.
MCP
Fråga Claude eller ChatGPT hur mycket ditt team har att göra
LetsBots MCP-server har 3 routingverktyg, så att din assistent kan läsa av arbetsbelastning och avdelningar och överföra en chatt till en avdelning när du ber om det.
get_workloadlist_departmentstransfer_to_department
I panelen visar sidan ”Aktuell arbetsbelastning” varje agents status, skift och öppna chattar i förhållande till gränsen, plus varje avdelnings kö. Den uppdateras var 30:e sekund och är skrivskyddad, för ägaren och alla med behörighet till rapporter.
LetsBots affärsverktyg
Verktyg som samverkar kring varje konversation
Varje verktyg syns i kundprofilen i livechatten, så att agenten ser affären, uppgiften, ärendet och bokningen utan att lämna konversationen.
CRMEtt samlat kundregister, offerter, automatisering och rapporter
Affärer och pipelineEn Kanban-tavla med belopp och prognos
Uppgifter och påminnelserEn uppgift av valfritt meddelande, med påminnelse
Ärenden och SLAÄrendenummer, prioriteringar och svarsmål
KundnöjdhetCSAT-, NPS- och CES-undersökningar
TidsbokningTjänster, personal och tider direkt från chatten
Avdelningar och routingÖppettider, arbetspass och routningsregler
Vanliga frågor
Finns avdelningar och routing i mitt konto nu?
Ja. Arbetsytans ägare hittar dem i gruppen ”Team” i sidomenyn: ”Avdelningar”, ”Routingregler” och ”Agentscheman”. Inget ändras i hur ditt teams chattar tilldelas förrän du slår på ”Routing Pro” på sidan Routingregler.
Vad är skillnaden mellan ett team och en avdelning?
En avdelning är ett team som du först skapar på sidan ”Team”. Under ”Avdelningar” lägger du sedan till en beskrivning, ett publikt namn, öppettider med tidszon, helgdagar, kanaler, en standardprioritet, kompetenser och ett tilldelningsläge.
Hur tilldelas en chatt inom en avdelning?
Varje avdelning använder ett av tre lägen: turordning (round robin), minst antal öppna chattar eller kompetenser. Agenter som inte är i tjänst eller har nått sin gräns hoppas över; om ingen är tillgänglig väntar chatten i avdelningens kö.
Vad händer om ingen regel matchar en chatt?
Agenten som redan har chatten kommer först, sedan avdelningen den nådde tidigare och därefter den första regeln som matchar. Om ingen regel matchar avgör dina befintliga tilldelningsinställningar, precis som i dag.
Kan jag begränsa hur många chattar varje agent hanterar?
Ja. Varje agent får en gräns för öppna chattar, från 1 till 500, under ”Agentscheman”, och arbetsytan har en standardkapacitet för alla som saknar egen gräns. Lämna fältet tomt för ingen gräns.
Skickar avdelningar meddelanden till kunden utanför öppettiderna?
Det kan de, men det är avstängt som standard. Ett svar utanför öppettiderna är ett betalt WhatsApp-meddelande som debiteras av Meta, så när du slår på det får du bekräfta kostnaden. Det skickas bara inom 24-timmarsfönstret, utan mall, och inte igen till samma kund förrän spärrtiden har löpt ut (24 timmar som standard, 1–168).
Kan en agent flytta en chatt till en annan avdelning?
Ja. I livechatten visas konversationens avdelning bredvid kundens namn, med ”Överför till avdelning”. Agenterna ser också sin skiftbricka i sidofältet.
Kan jag följa avdelningarna från Claude eller ChatGPT?
Ja. LetsBots MCP-server har 3 verktyg: hämta aktuell arbetsbelastning, lista avdelningar och överföra en chatt till en avdelning.
Fördela chattar så som ditt team arbetar
Starta din gratis provperiod, skapa dina team, ställ in avdelningar och regler och slå sedan på routingen när du är redo.