কোটেশনের অনুরোধ: 40টি অফিস চেয়ার
- প্রেরক
- nora@alnoor-co.com
- প্রাপক
- sales@yourstore.com
হ্যালো, রিয়াদে চল্লিশটি চেয়ার ডেলিভারির জন্য আমরা একটি কোটেশন চাই। স্পেসিফিকেশন সংযুক্ত করা হলো।
specs.pdf1.2 MBলাইভ চ্যাটে ই-মেইল চ্যানেল
ই-মেইল ও WhatsApp এক শেয়ার্ড ইনবক্সে প্রতিটি প্ল্যানে ফ্রি
আপনার কোম্পানির মেইলবক্স LetsBot-এ সংযুক্ত করুন, আর আপনার টিম WhatsApp-এর ঠিক পাশেই ই-মেইলের উত্তর দিক: অ্যাসাইনমেন্ট, নোট, অ্যাটাচমেন্ট ও Bcc — ব্রাউজার বা মোবাইল অ্যাপ থেকে।
- সর্বোচ্চ 5টি মেইলবক্স
- IMAP/SMTP বা Microsoft 365
- ওয়েব ও মোবাইল অ্যাপ
গ্রাহকরা আপনার কাছে একাধিক জায়গা থেকে আসেন
একজন গ্রাহক WhatsApp-এ প্রশ্ন করেন, তারপর পারচেজ অর্ডার বা ইনভয়েস পাঠান ই-মেইলে। দুটি চ্যানেলই যখন একটি ইনবক্সে আসে, তখন মেইলের ট্যাব আর চ্যাট অ্যাপের মাঝে কিছুই হারিয়ে যায় না।
সব কথোপকথনের জন্য একটি তালিকা
ই-মেইল আসে লাইভ চ্যাটে, আপনার WhatsApp, Telegram, Messenger ও Instagram কথোপকথনের পাশেই — আপনার টিমকে আর ট্যাব ও অ্যাপের মধ্যে ঘোরাঘুরি করতে হয় না।
কে উত্তর দিয়েছে, পুরো টিম দেখতে পায়
প্রতিটি ই-মেইল একজন এজেন্টকে অ্যাসাইন করুন, ইন্টারনাল নোট যোগ করুন, গুরুত্বপূর্ণগুলো পিন করুন আর শেষ হওয়াগুলো আর্কাইভ করুন — ঠিক যেমন WhatsApp চ্যাটে করেন।
আপনার নিজের ঠিকানা থেকে রিপ্লাই
আপনার রিপ্লাই আপনার মেইলবক্স থেকে আপনার সিগনেচারসহ একটি সাধারণ ব্যক্তিগত ই-মেইল হিসেবে যায়, গ্রাহকের শুরু করা একই থ্রেডে।
তিনটি ধাপে মেইলবক্স সংযুক্ত করুন
কোনো কোড লাগবে না, মেইল প্রোভাইডার বদলানোরও দরকার নেই।
-
সেটিংস → মেইলবক্স খুলুন
আপনার LetsBot ড্যাশবোর্ডে, যেকোনো প্ল্যানে বা ফ্রি ট্রায়ালের সময়।
-
সাইন ইন করুন, অথবা IMAP ও SMTP-এর তথ্য দিন
Microsoft 365 অ্যাকাউন্ট সংযুক্ত হয় Microsoft দিয়ে সাইন ইন করে। অন্য যেকোনো মেইলবক্স সংযুক্ত হয় তার IMAP ও SMTP সেটিংস দিয়ে, আর প্রোভাইডার চাইলে একটি অ্যাপ পাসওয়ার্ড দিয়ে।
-
লাইভ চ্যাট থেকে উত্তর দেওয়া শুরু করুন
নতুন ই-মেইল আপনার ইনবক্সে কথোপকথন হিসেবে আসে, অ্যাসাইন ও উত্তর দেওয়ার জন্য প্রস্তুত। সর্বোচ্চ 5টি মেইলবক্স সংযুক্ত করুন।
একটি ই-মেইলের যা কিছু দরকার, সবই লাইভ চ্যাটের ভেতরে
বিষয়, প্রেরক ও অ্যাটাচমেন্টসহ আসল ই-মেইল, কাটছাঁট করা টেক্সট নয়।
একই থ্রেডে রিপ্লাই দিন
আপনার উত্তর গ্রাহকের থ্রেডেই থাকে, আর উদ্ধৃত টেক্সট ভাঁজ হয়ে যায়, তাই আপনি শুধু নতুনটুকুই পড়েন।
Cc ও Bcc
ইনবক্স থেকেই কোনো সহকর্মী বা অ্যাকাউন্টস টিমকে Cc বা Bcc-তে যুক্ত করুন।
25 MB পর্যন্ত অ্যাটাচমেন্ট
কোটেশন, ইনভয়েস ও ছবি পাঠান, আর গ্রাহকদের পাঠানো ফাইল কথোপকথন থেকেই খুলুন।
যেকোনো ঠিকানায় নতুন ই-মেইল
গ্রাহক আগে আপনাকে না লিখলেও ইনবক্স থেকেই নতুন ই-মেইল শুরু করুন।
শুধু ই-মেইল ফিল্টার করুন
টিমের যখন শুধু ই-মেইলে মনোযোগ দেওয়া দরকার, এক ক্লিকে শুধু ই-মেইল কথোপকথন দেখান।
মোবাইলেও
LetsBot মোবাইল অ্যাপ থেকে ই-মেইলের উত্তর দিন এবং নতুন ই-মেইল লিখুন।
ডিফল্টভাবে ই-মেইলের উত্তর দেয় আপনার টিম, আর চাইলে AI সাহায্য করে। প্রতিটি মেইলবক্সের জন্য আলাদাভাবে অটো-রিপ্লাই চালু করতে পারেন।
এমন AI, যা আপনার টিমকে উত্তর দিতে সাহায্য করে
ই-মেইল কম্পোজারের ভেতরে একটি “AI” বোতাম, আর এমন অটো-রিপ্লাই যার মোড আপনি প্রতিটি মেইলবক্সের জন্য বেছে নেন।
তিনটি রিপ্লাই ড্রাফট
ছোট, মাঝারি ও বিস্তারিত — গ্রাহকের সুর ও অনুরোধ বুঝে। একটি বেছে নিন, এডিট করুন, পাঠান।
আপনার লেখা উন্নত বা অনুবাদ করুন
শব্দচয়ন উন্নত করুন, আনুষ্ঠানিক, বন্ধুত্বপূর্ণ বা ছোট করুন, ব্যাকরণ ঠিক করুন, অথবা পাঠানোর আগে অনুবাদ করুন।
লম্বা থ্রেডের সারাংশ
পুরো থ্রেডের একটি সারাংশ কার্ড, যাতে উত্তর দেওয়ার আগেই এজেন্ট পুরো ঘটনাটি জেনে নিতে পারেন।
মেসেজের শ্রেণিবিভাগ
ক্যাটাগরি, জরুরিতা ও টোন, সঙ্গে একটি প্রস্তাবিত লেবেল, যা এজেন্ট এক ক্লিকে যোগ করতে পারেন।
প্রতিটি মেইলবক্সে অটো-রিপ্লাই: তিনটি মোড
- বন্ধপ্রতিটি মেইলবক্সের ডিফল্ট মোড। উত্তর দেয় আপনার টিম।
- ড্রাফট লিখুনAI একটি উত্তর লিখে রাখে, যা এজেন্টের রিভিউয়ের অপেক্ষায় থাকে।
- স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিপ্লাই দিনAI নিজেই উত্তর পাঠায়; তবে কাজের সময়ের বাইরে বা নিশ্চিত না হলে পাঠানোর বদলে একটি ড্রাফট রেখে দেয়।
AI বা Bot অ্যাড-অন প্রয়োজন। স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো প্রতিটি উত্তরে একটি AI ক্রেডিট খরচ হয়; ড্রাফটে কোনো ক্রেডিট লাগে না। এটি কখনো অটো-রিপ্লাই, নিউজলেটার বা no-reply ঠিকানার উত্তর দেয় না, এবং একটি থ্রেডে 24 ঘণ্টায় সর্বোচ্চ 3টি উত্তর পাঠায়।
ফোন থেকেই ই-মেইলের উত্তর দিন
LetsBot মোবাইল অ্যাপে (ভার্সন 1.7.0 ও পরবর্তী), ই-মেইল অন্য যেকোনো চ্যানেলের মতোই আপনার কথোপকথনের ভেতরে দেখা যায়।
- একই ই-মেইল থ্রেডের ভেতরেই উত্তর দিন
- নতুন ই-মেইল লিখুন
- Bcc প্রাপক যোগ করুন
- ফাইল সংযুক্ত করুন ও গ্রাহকের অ্যাটাচমেন্ট খুলুন
আপনার মেইল, আপনার নিয়ন্ত্রণে
অটো-রিপ্লাই ও নিউজলেটার আপনার কথোপকথনের বাইরে রাখা হয়, তাই আপনার টিম শুধু গ্রাহকদের আসল মেসেজই দেখে।
আপনার মেইলবক্স আপনারই থাকে
আপনার মেইল আপনার প্রোভাইডারের কাছেই থাকে; LetsBot শুধু আগত মেইল পড়ে এবং সেই প্রোভাইডারের মাধ্যমেই আপনার উত্তর পাঠায়।
এনক্রিপ্টেড সাইন-ইন তথ্য
পাসওয়ার্ড ও সাইন-ইন টোকেন এনক্রিপ্ট করে সংরক্ষণ করা হয় এবং সেভ করার পর আর কখনো দেখানো হয় না।
প্রাইভেটভাবে সংরক্ষিত অ্যাটাচমেন্ট
অ্যাটাচমেন্ট প্রাইভেট স্টোরেজে রাখা হয় এবং শুধু আপনার টিমের জন্যই, কথোপকথনের ভেতর থেকে খোলে।
ডেটা কতদিন থাকবে, তা আপনার হাতে
প্রতিটি মেইলবক্সের জন্য একটি সময়সীমা ঠিক করুন, যার পর পুরোনো কনটেন্ট LetsBot থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে যাবে।
প্রতিটি প্ল্যানে অন্তর্ভুক্ত, এমনকি ফ্রি ট্রায়ালেও
কোনো পেইড অ্যাড-অন নেই, মেইলবক্স-প্রতি কোনো ফি-ও নেই: প্রতিটি ওয়ার্কস্পেসে সর্বোচ্চ 5টি মেইলবক্স সংযুক্ত করুন এবং আজই উত্তর দেওয়া শুরু করুন।
সচরাচর জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
এটি কি Gmail, Outlook ও আমার নিজের ডোমেইনের সঙ্গে কাজ করে?
হ্যাঁ। IMAP ও SMTP সাপোর্ট করে এমন যেকোনো মেইলবক্স সংযুক্ত করতে পারবেন, যেমন Gmail, Outlook, Yahoo, Zoho বা আপনার নিজের ডোমেইন; কিছু প্রোভাইডার অ্যাকাউন্টের পাসওয়ার্ডের বদলে অ্যাপ পাসওয়ার্ড চায়। Microsoft 365 অ্যাকাউন্ট সংযুক্ত হয় Microsoft দিয়ে সাইন ইন করে।
ই-মেইল চ্যানেল কি পেইড অ্যাড-অন?
না। ই-মেইল চ্যানেল প্রতিটি LetsBot প্ল্যানে ফ্রি অন্তর্ভুক্ত, ফ্রি ট্রায়ালসহ, আর প্রতিটি ওয়ার্কস্পেসে সর্বোচ্চ 5টি মেইলবক্স সংযুক্ত করতে পারবেন।
আমি কি মোবাইল অ্যাপ থেকে ই-মেইলের উত্তর দিতে পারি?
হ্যাঁ। LetsBot মোবাইল অ্যাপ (ভার্সন 1.7.0 ও পরবর্তী) আপনার কথোপকথনের মধ্যেই ই-মেইল দেখায়, আর আপনাকে রিপ্লাই দিতে, নতুন ই-মেইল লিখতে, Bcc প্রাপক যোগ করতে ও ফাইল সংযুক্ত করতে দেয়।
Microsoft 365 বলছে “Need admin approval”। এখন কী করব?
কিছু প্রতিষ্ঠান Microsoft 365-এ তাদের ব্যবহারকারীরা কোন অ্যাপ অনুমোদন করতে পারবেন তা সীমিত রাখে। সে ক্ষেত্রে আপনার Microsoft 365 অ্যাডমিনিস্ট্রেটর একবার অ্যাপটি অনুমোদন করবেন, অথবা আপনার প্রতিষ্ঠান অনুমতি দিলে IMAP ও SMTP দিয়ে মেইলবক্স সংযুক্ত করবেন।
AI কি ই-মেইলের উত্তর দেয়?
হ্যাঁ, আপনি যেভাবে চান সেভাবে। যেকোনো ই-মেইলের ভেতরে এটি তিনটি রিপ্লাই ড্রাফট সাজেস্ট করে, আপনার লেখা উন্নত বা অনুবাদ করে, আর অনুরোধ করলে থ্রেডের সারাংশ দেয় বা শ্রেণিবিন্যাস করে। প্রতিটি মেইলবক্সে তিনটি মোডসহ AI অটো-রিপ্লাইও আছে: বন্ধ (ডিফল্ট), আপনার টিমের রিভিউয়ের জন্য ড্রাফট লেখা, অথবা স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিপ্লাই দেওয়া। এর জন্য AI বা Bot অ্যাড-অন লাগে; স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো প্রতিটি রিপ্লাইয়ে একটি AI ক্রেডিট খরচ হয়, ড্রাফটে কোনো ক্রেডিট লাগে না।
আমার রিপ্লাই কোন ঠিকানা থেকে যায়?
আপনার নিজের ঠিকানা থেকে। গ্রাহক আপনার সিগনেচারসহ একটি সাধারণ ব্যক্তিগত ই-মেইল পান, তাঁর শুরু করা একই থ্রেডে, কোনো LetsBot ব্র্যান্ডিং ছাড়া।
আমার মেসেজগুলো কি আমার মেইলবক্সেই থাকে?
হ্যাঁ। আপনার মেইলবক্স আপনার প্রোভাইডারের কাছেই থাকে; LetsBot আসা মেইল পড়ে এবং তার মাধ্যমেই আপনার রিপ্লাই পাঠায়। সাইন-ইনের তথ্য এনক্রিপ্ট করে সংরক্ষিত হয়, অ্যাটাচমেন্ট ব্যক্তিগতভাবে সংরক্ষিত থাকে, আর প্রতিটি মেইলবক্সের জন্য সংরক্ষণের মেয়াদ সেট করতে পারেন।
অটো-রিপ্লাই আর নিউজলেটারের কী হবে?
অফিসের বাইরে থাকার নোটিশের মতো স্বয়ংক্রিয় রিপ্লাই, মেইলিং-লিস্টের মেইল ও নিউজলেটার আপনার কথোপকথনের বাইরে রাখা হয়, তাই আপনার টিম শুধু গ্রাহকদের আসল মেসেজই দেখে।
গ্রাহকের প্রতিটি মেসেজ এক জায়গায়
WhatsApp, ই-মেইল ও আপনার বাকি সব চ্যানেল, আপনার টিমের জন্য একটি ইনবক্সে।